Die Planung und den Einkauf von teuren, höherwertigen Gütern muss der Arzt natürlich selbst vornehmen. Die Frage, ob ein neues Ultraschallgerät benötigt wird, was es kosten darf, welche geeignet sind und für welches er sich letztendlich entscheidet, kann kaum einer MFA überlassen werden. Doch selbst hierbei und vor allem beim größten Teil der anzuschaffenden Güter und Verbrauchsmaterialien kann die Arbeit zu einem guten Teil delegiert werden.

Zeitersparnis durch Delegation

Um Fehler zu vermeiden, sollten jedoch Regeln für die übliche Vorgehensweise festgelegt und ein "Beschaffungsritual" geschaffen werden. Dies ermöglicht dem Arzt, den MFA relativ risikoarm einen großen Teil der Kompetenzen in diesem Bereich zu erteilen. Dadurch werden die Mitarbeiter nicht nur in ihrem Selbstwertgefühl gestärkt, sondern vor allem wird der Arzt selber entlastet.

Solche Rituale können vor allem für die drei Teilbereiche der Beschaffung etabliert werden: Planung, Einkauf und Lagerhaltung. Die Aufgabe des Arztes beschränkt sich in diesen Bereichen nur noch auf die Entscheidung über die generelle Durchführung einer Einkaufsmaßnahme, die Entscheidung über den Kauf und bei permanent benötigten Dingen die einmalige Entscheidung über die Disposition. Der gesamte Rest lässt sich weitestgehend auf Mitarbeiter übertragen. So kann die dafür zuständige MFA für eine permanente Analyse der Märkte sorgen. In regelmäßigen Abständen besorgt sie Informationen über Lieferanten und Produkte, entdeckt Innovationen in Zeitschriften und auf Messen, spricht mit Pharmareferenten und Apothekern und kann selbst bei Banken die aktuellen Konditionen abfragen.

Die Basis: eine Beschaffungskartei

Als Basis für diese Vorgehensweise bietet es sich an, eine Beschaffungskartei anzulegen. Auf Karteikarten oder im Praxiscomputer werden dazu die wesentlichen Informationen für die wichtigsten Lieferanten der Praxis (und bekannte Alternativen dazu) festgehalten und regelmäßig aktualisiert. Dort sind dann nicht nur die Artikel erfasst, die von diesem Partner bezogen wurden, sondern auch die Rahmenbedingungen wie Zahlungsziele, Skonti, Rabatte, Lieferzeiten, Lieferkosten, Freigrenzen, Serviceverhalten, Kulanzgebaren usw. Das Gleiche wird für die wichtigsten Artikel gemacht. Auf diesen Karten werden, neben der Bezeichnung, Daten wie Gebindegrößen, Mindestbestellmenge, Mindestlagerbestand, Preis, Hauptlieferant, alternative Lieferanten usw. notiert.

Man kann damit ruhig klein anfangen, mit wenigen Lieferanten, mit wenigen Artikeln. Dennoch wird meist schnell bemerkt, wie viel leichter es fällt, sich mit Hilfe dieser strukturierten Darstellung vor Entscheidungen und besonders vor Verhandlungen mit den Alternativen zu beschäftigen.

Die Beschaffungskartei erleichtert auch das Delegieren von Entscheidungen, da die Fehleranfälligkeit wesentlich geringer ist. Voraussetzung ist natürlich, dass die Karten richtig gestaltet sind bzw. die notwendigen Informationen enthalten, die überprüft werden müssen. Wenn zu der Fehlervermeidung und Kostenersparnis durch die bessere Verhandlungsposition noch die ersparte Arbeitszeit hinzugerechnet wird, spricht eigentlich nichts mehr gegen diese Organisation, denn die Zeitersparnis kann enorm sein. Ohne Beschaffungsorganisation muss über jede Bestellung länger geredet und entschieden werden. Da wird die Bestellung eines 5 Euro teuren Aktenlochers zu einem Akt, der dem Arzt 5 Minuten und der MFA weitere 10 Minuten Zeit kostet und damit umgerechnet mindestens 25 Euro.

Mit strukturierten Ritualen braucht vieles mit der MFA nur einmal besprochen werden. Bevor sie den Arzt um eine 1-Minuten-Entscheidung bittet, hat sie zu klären, wofür was benötigt wird, wo es zu bekommen ist, was es kostet, wie die Zusatzkosten aussehen (Versand, Folgekosten), ob größere Bestellungen günstiger sind (Mengenrabatt), wobei der durchschnittliche Verbrauch eines relevanten Zeitraumes berücksichtigt werden muss, und ggf. welche Alternative (Gerät oder Anbieter oder beides) infrage kommt. Da so alle relevanten Informationen auf einen Blick zu sehen sind, reicht oft weniger als eine Minute für die letzte Entscheidung aus. Bei ständig benötigten Verbrauchsmaterialien sollten der Einfachheit halber die Mindestmengen für eine Bestellung generell festgelegt werden. Das erspart Mindermengenzuschläge und unnötige Versandkosten.

Eine solche Organisation aufzubauen erscheint auf den ersten Blick umständlich, bürokratisch und kostenintensiv. Wer jedoch einmal damit angefangen hat, erleichtert sich etliche lästige Routinearbeiten und spart letztendlich Zeit und Geld.