Lästige Administration durch die Auslagerung der Privatanteile vermindern, Forderungsausfälle vermeiden, Praxisliquidität verbessern – die Werbeversprechen privatärztlicher Verrechnungsstellen klingen ziemlich ähnlich, die Entscheidung für die richtige fällt schwer. Thomas Noack, Experte und unabhängiger Berater für das Thema privatärztliche Abrechnungsstelle, beschreibt sechs Schritte, mit denen Ärzte leichter die richtige Entscheidung treffen können – damit die Zusammenarbeit unterm Strich keine zusätzlichen Kosten verursacht, sondern für nachhaltige Wirtschaftlichkeit sorgt.

Schritt 1:

Optimal vorbereiten

Den vielleicht wichtigsten Schritt gehen Sie gleich zu Anfang: Um die Wirtschaftlichkeit der späteren Abrechnungsangebote prüfen zu können, sollten zunächst alle eigenen Aufwendungen festgestellt werden und als Vergleichswerte vorliegen. Das bedeutet für Ihre Vorbereitung, dass Sie die durch Personal, Material und Porto entstehenden Kosten, am besten mithilfe der betriebswirtschaftlichen Auswertung Ihres Steuerberaters, auflisten. Ermitteln Sie so den entsprechenden Zeitaufwand Ihrer Mitarbeiter und Ihren eigenen. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Erstellung der Rechnungen, sondern auch alle Abläufe, die für die Zahlungseingangsüberwachung, für das Realisieren der Forderungen und für Weiterbildungsmaßnahmen anfallen. Vergessen Sie nicht, Ihren Zeitaufwand für Begründungen und die Summe aller Fälle freiwilligen Verzichts auf beanstandete Rechnungspositionen zu ermitteln. Anschließend definieren Sie Ihre individuellen Anforderungen: Was will ich als Praxisinhaber eigentlich mit der Auslagerung meiner Privatabrechnung erreichen? Und was ist mir dabei besonders wichtig? Ihre persönlichen Präferenzen sind wichtige Faktoren des Gesamtvergleichs, weil eine ganzheitliche Vergleichssituation nicht nur nach angebotenem Leistungsumfang, der Qualität der Dienstleistung und der Wirtschaftlichkeit der effektiven Kosten hergestellt wird, sondern die Stärken eines Anbieters sich mit den Aufgabenstellungen decken müssen, bei denen eine professionelle Hilfe von außen für Ihre Praxis sinnvoll ist.

Schritt 2:

Internet-Recherche

Selbst wenn man alle Anbieter online finden und die vielen Seiten studieren würde: Die Recherche, das Lesen und Verarbeiten der Informationen würden einen immensen Zeitaufwand fordern. Und weil gleichzeitig die Leistungsbeschreibungen mehr oder weniger gleich formuliert sind, wäre es zusätzlich schwierig, den individuell geeignetsten Dienstleister herauszufinden. Im Internet finden sich inzwischen spezialisierte Portale, die alle relevanten Anbieter in einheitlicher Form listen und helfen, das Gesamtangebot schneller zu überblicken. Auch Rezensionen von Fachkollegen finden Sie dort zusätzlich zu den Kollegenmeinungen aus Ihrem eigenen Umfeld.

Schritt 3:

Kollegenmeinungen filtern

Empfehlungen sind prinzipiell hilfreich, müssen aber auf die eigene Praxissituation passen. Leider werden Kollegenempfehlungen oft nur sehr verallgemeinert gegeben, was die Aussagekraft im Hinblick auf die individuelle Eignung stark einschränkt. Sind die Kollegenmeinungen in die wichtigsten Kategorien (z. B. GOÄ-Kompetenz im eigenen Fachbereich, Abrechnungscoaching zur Vermeidung von Honorarverlusten, Durchsetzungsquote der Honorare bei Beanstandungen durch die Kostenträger und bei säumigen Patienten, Sicherstellung der Praxisliquidität, Datentransparenz etc.) eingeteilt, lassen sich die Ergebnisse in ein Eignungsranking umsetzen, das genau auf die eigenen Ansprüche passt. Für eine sichere Vorselektion der Anfragekandidaten ist das eine große Hilfe, denn es gibt keine „generell beste“ Abrechnungsstelle. Der beste Abrechnungsdienstleister ist derjenige, der ganzheitlich zum Arzt in der jeweiligen individuellen Praxissituation passt. Auch hier bieten spezialisierte Internetportale Möglichkeiten, Kollegenmeinungen detailliert auf die eigenen Bedürfnisse zu transponieren und damit eine Rangliste zu erstellen.

Schritt 4:

Individualisierte Angebote anfordern

Die prozentualen Gebührensätze des Abrechnungsdienstes werden in der Regel pauschal angeboten. Aber Sie wissen selbst: Keine Praxis ist identisch mit einer anderen. Praxen unterscheiden sich abrechnungsrelevant in vielem: Patientenstruktur, Leistungsmuster, Rechnungsanzahl, Jahresabrechnungsvolumen etc. – deshalb weichen gute Angebote auch von „allgemeingültigen Gebührensätzen“ individuell ab. Für Sie bedeutet das: Besprechen Sie im Vorfeld diese wichtigen Details und fragen Sie nach einem darauf abgestimmten Angebot. Oder fordern Sie die Angebote über ein darauf spezialisiertes Portal an. So stellen Sie sicher, dass alles so angeboten wird, wie Sie es auch wirklich benötigen.

Schritt 5:

Vergleichbarkeit herstellen

Angebote von Abrechnungsdienstleistern sind so unübersichtlich wie die vielen Mobiltelefontarife: Unterschiedlich beschriebene Leistungsinhalte unter ähnlichen Überschriften, prozentuale oder nominale Abrechnungsgebühren, Fallpauschalen pro Rechnung, eventuelle Zusatzkosten für eine beschleunigte Auszahlung des Honorars, Mindestgebühren pro Rechnung, dazu die gesetzliche Mehrwertsteuer – leicht vergleichbar ist das alles nicht. Um echte Vergleichbarkeit herzustellen, heißt es deshalb:

a. Alle Angebotspositionen mit den Fallzahlen der Praxis per Nebenrechnung in Einklang bringen und auf „effektiv“ umrechnen.

b. Die angebotene Dienstleistung mit dem individuell benötigten Leistungsumfang abstimmen.

c. Pauschale „All-inclusive-Gebühren“ gedanklich separieren.

d. Eventuellen Aufpreis für dringend benötigte Zusatzleistungen (z. B. Sonderwünsche) oder einen Abschlag auf unnötige Bestandteile verhandeln.

Einfacher geht es wieder per Internet: Spezielle Vergleichsportale stellen die Angebote übersichtlich im Status der direkten Vergleichbarkeit dar (z. B. www.scoremed.de/checkliste-fuer-aerzte).

Schritt 6:

Nicht nur Kosten zählen

Jeder Arzt hat seine eigenen Präferenzen. Der eine hat eine komplexe Ziffernproblematik und erwartet eine hohe GOÄ-Kompetenz bei Abrechnung und Beanstandungen, ein anderer legt besonderen Wert auf ein funktionierendes Mahnwesen, der dritte braucht mehr Ablaufeffizienz in der Praxis oder schnellere Liquidität, um die Praxisverbindlichkeiten sicher zu bedienen. Die meisten Ärzte benötigen jedoch eine Kombination aus mehreren Leistungen. Die grundsätzliche Botschaft lautet deshalb: Fokussieren Sie nicht einseitig auf die Effektivkosten, denn das führt zum Verlust des Blicks aufs Ganze. So wichtig es ist, auf die Kosten zu achten, so wichtig ist mindestens genauso, effiziente Abläufe einzukaufen oder keine Umsätze zu verschenken. Effektivkosten und Chancen für mehr Struktur und Honorarrealisierung gehören in die Gesamtprüfung und -beratung eines Angebots, denn Wirtschaftlichkeit entsteht nicht automatisch durch den niedrigsten Preis, sondern durch eine effiziente Kosten-Nutzen-Relation. ▪