Immer mehr Rechnungen werden auf elektronischem Wege übermittelt. Während Rechnungsaussteller vor einem Start des sogenannten "E-Invoicing" eingehende Vorbereitungen treffen müssen, flattern digitale Abrechnungen den Empfängern zum Teil unvermittelt ins Haus. Der Empfang elektronischer Abrechnungsdokumente birgt jedoch einige steuerliche Fallstricke. Praxisinhaber sollten deshalb die Handhabung digitaler Rechnungen überprüfen und Fehlerquellen systematisch beseitigen. Ansonsten drohen hohe Steuernachzahlungen oder Bußgelder.

"Empfänger elektronischer Rechnungen sollten die steuerlichen Pflichten keinesfalls unterschätzen", warnt Torsten Lambertz, Steuerberater bei der Mönchengladbacher Wirtschaftskanzlei WWS. Grundsätzlich müssen digitale Rechnungen die gleichen formalen Rechnungskriterien erfüllen wie Papierrechnungen. Da bei der Belegprüfung am Bildschirm leicht Fehler übersehen werden, sollten die Mitarbeiter die formale und inhaltliche Richtigkeit der Rechnungen anhand von Checklisten prüfen können.

Echtheit, Unversehrtheit und Archivierung

Darüber hinaus müssen Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellen. Dies kann durch eine elektronische Signatur, die Übermittlung per Electronic Data Interchange (EDI)-Verfahren oder durch individuelle Kontrollverfahren geschehen.

Neben der Rechnungskontrolle erfordert auch die Archivierung digitaler Rechnungen erhöhte Aufmerksamkeit. "Der Ausdruck eines digitalen Dokuments auf Papier und die anschließende Belegablage reichen aus Sicht der Finanzverwaltung für Archivierungszwecke nicht aus", betont Lambertz. "Eine elektronische Rechnung muss grundsätzlich in dem Datenformat aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde." Die Folge: Praxen müssen auch die Softwareprogramme zur Anzeige und Auswertung der Dateien während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vorhalten. Andernfalls kann es spätestens bei einer Betriebsprüfung zu bösen Überraschungen kommen.

Rechnungsdaten in E-Mails

Viele Rechnungssteller versenden Abrechnungen per E-Mail. Bisweilen enthält auch die E-Mail steuerrelevante Daten wie etwa einen Hinweis auf Skonto. Dann muss nicht nur die digitale Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen und Verknüpfungen aufbewahrt werden. "Verstöße gegen die Aufbewahrungsvorschriften gelten als Ordnungswidrigkeit", warnt Lambertz. "Bei nachlässiger Handhabung können die Finanzbehörden Geldbußen von bis zu 5 000 Euro verhängen. Zudem ist ein eventueller Vorsteuerabzug gefährdet." Das Anbringen von Informationen wie Buchungsvermerken, Indexierungen oder Barcodes darf keinen Einfluss auf die Lesbarkeit des Originalzustands haben. Unternehmen müssen alle elektronischen Bearbeitungsvorgänge protokollieren und zusammen mit dem digitalen Dokument abspeichern. Nur so ist die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originals und seiner Ergänzungen gewährleistet.

Empfänger muss zustimmen

Empfänger müssen elektronische Rechnungen nicht zwangsläufig dulden – der Rechnungsaussteller muss vorab deren Einverständnis einholen. Doch "eine Zustimmung kann auch durch die Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen erfolgen, die den Versand digitaler Rechnungen einschließt", sagt Lambertz.

Wenn die Einhaltung aller steuerlichen Vorgaben nicht gewährleistet ist, sollte man sicherheitshalber auf Papierrechnungen bestehen. Richtig eingesetzt bieten digitale Rechnungen jedoch Vorteile: Rechnungssteller sparen Zeit und Kosten, die Empfänger können Belege räumlich und zeitlich unabhängig zur weiteren Bearbeitung zugänglich machen.

Erschienen in: Der Allgemeinarzt, 2015; 37 (18) Seite 68-69
Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf doctors.today publiziert.