Einmal festgelegte Kriterien machen im Ergebnis eine übersichtliche und objektive Bewertung der Stellenbewerberin möglich. Das Profil wird wie ein Gesprächsleitfaden im Vorstellungsgespräch verwendet. Die Stellenbewerberin kann auch durch die Stellenausschreibung im Vorfeld über die Anforderungen informiert werden. So kommt es zur Eigenbeurteilung der Stellenbewerberin.

Bestandteil des Profils sind auch die Persönlichkeitsmerkmale, die das Leistungsvermögen einer Mitarbeiterin beeinflussen, obwohl sie schwer messbar sind. Die gängigsten sind in der obenstehenden Praxis-Checkliste enthalten, und zwar mit einem Definitionsbeispiel für jede Anforderungsdimension. Im Gespräch wird jede Eigenschaft durch eine Skalierung nach Noten bewertet.

Die Beurteilung nach Noten oder auch Punkten erinnert zwar an Schulzeiten, ist aber in der Praxis üblich. Die "freie Beurteilung" (Text statt Noten) ist umständlich und nicht immer exakt. Das erschwert auch den Vergleich zu einer vergangenen Beurteilung, weil die Wortwahl einen Interpretationsspielraum zulässt. Zusätzlich kann man noch eine Gewichtung vornehmen, wenn z. B. der Punkt "Zuverlässigkeit" stärker ins Gewicht fällt als "Teamgeist". Durch die Ziffern 1 bis 3 kann diese Gewichtung in einer Spalte rechts neben jedem Punkt vermerkt werden.

Manche Anforderungen sind schwer messbar, sehr subjektiv, der unterschiedliche Ausprägungsgrad ist nicht objektiv feststellbar. "Muss-Anforderungen" im fachlichen Bereich können nicht durch andere z. B. im Sozialverhalten kompensiert werden. Das Anforderungsprofil kann zur Grundlage eines späteren Fördergesprächs werden.

Die beste Bewerberin finden

Im "War of Talents" ist die Nachfrage nach qualifizierten Medizinischen Fachangestellten so akut wie noch nie. Viele Arztpraxen können freie Stellen nicht mehr zeitnah besetzen. Stehen für offene Stellen keine Bewerberinnen zur Verfügung, muss die Praxis im Extremfall die Öffnungszeiten reduzieren oder das vorhandene Personal muss durch Überstunden mehr leisten.

Die Ansprüche der Stellenanbieter sind oft sehr hoch. Es besteht die Tendenz, unnötig hohe Anforderungsprofile aufzustellen, welche von wenigen Bewerberinnen erfüllt werden. Bei der Stellenvergabe sucht der Arzt nach einer optimalen Besetzung, nach der besten Kandidatin und setzt seine Erwartungen sehr hoch an. "Jung, mit langer Erfahrung, vielseitig einsetzbar, flexibel, teamfähig, belastbar, durchsetzungsfähig, abgeschlossene Berufsausbildung, gute EDV-Kenntnisse. Außerdem gutes Organisationstalent, Motivation, Freude am Umgang mit Kindern, Engagement…". Bei diesen Anforderungen können sich die anvisierten Bewerberinnen überfordert fühlen und sich womöglich erst gar nicht bewerben. Damit grenzt man die Zahl der (wenigen) Bewerbungen ein. Wer meldet sich bei diesem Anforderungsprofil? Könnte nicht vielleicht eine grundsätzliche Einstiegsqualifizierung genügen? Warum gibt man einer Bewerberin nicht die Möglichkeit, sich zu qualifizieren? Fachkräftemangel lässt sich beheben, wenn Einarbeitung geboten wird. So wie man einen Rohdiamanten erst durch den Schliff wertvoll macht, kann die Arztpraxis einer Bewerberin Wissen und Kenntnisse vermitteln. Dadurch gewinnt man auch Wiedereinsteigerinnen und ermutigt sie, sich zu melden.

Nach der "Defizittheorie" sieht man oft nur die fehlenden Eigenschaften einer Bewerberin. Wenn das Vertrauen in die Bewerberin fehlt, lässt auch die Motivation der neuen Mitarbeiterin nach. Wenn man davon ausgeht, dass sie weniger leistet, wird man ihr auch weniger zutrauen und keine anspruchsvollen Aufgaben übertragen. Andererseits: Muss die Stelle schnell besetzt werden, schaut man schon mal großzügig über Schwächen einer Bewerberin hinweg, dem Stellenanbieter geht es um eine schnelle Einstellung und das Ende der weiteren Personalsuche.

Die Besprechung des Anforderungsprofils

Das Profil ist die Basis für die Gesprächsführung. Geschlossene Fragen sind weniger geeignet, weil sie oft nur mit Ja oder Nein beantwortet werden (Beispiel: "Sind Sie teamfähig?"). Mit offenen Fragen erhält der Arzt qualifizierte Antworten (Beispiel: "Wie zeigt sich Ihre Teamfähigkeit?"). Fragen sollten sorgfältig vorbereitet sein, auch die Reihenfolge der Fragen ist wichtig. Man beginnt mit den fünf wichtigsten Fragen, die eine Entscheidung zur Einstellung beeinflussen.

Alternativ stehen leichte und schnell zu beantwortende Fragen am Anfang: Mit der offenen Aufforderung "Erzählen Sie mal, wie…" zeigt man, dass man an längeren Antworten der Bewerberin interessiert ist. An der Art der Beantwortung – z. B. unsicher und ungenau – erkennt man, welche Erfahrung sie hat und ob sie mehr angibt, als sie kann. Auf die sogenannte "Schockfrage" sollte man verzichten: "Warum soll ich gerade Sie einstellen?" oder "Wo haben Sie Ihr ganz persönliches Alleinstellungsmerkmal, Ihr Markenzeichen?"

Das Bewerbergespräch ist optimal, wenn es in der Art einer angenehmen Unterhaltung zum gegenseitigen Kennenlernen stattfindet, auch wenn manche Frage des Stellenanbieters für die Bewerberin schwierig ist.

Gespräche per Bildschirm haben wahrscheinlich Zukunft, sind aber derzeit bei Einstellungen im Arztpraxisumfeld noch unüblich. Einen umfassenden Eindruck erhält man nicht über die Kamera, sondern nur durch Face-to-Face-Kontakte vor Ort in der Praxis.

Die Auflistung der Anforderungen macht auch bei späterer Personalbeurteilung Sinn. Bei Arbeitsfehlern und im Kritikgespräch lohnt es sich, mal einen Blick auf das Profil zu werfen. Hat jemand gegen die Anforderung verstoßen? Wie hat die Mitarbeiterin sich weiterentwickelt?

Mögliche Fehler bei der Beurteilung

Bewerber zu beobachten ist immer auch ein Prozess der Wahrnehmung und verlangt gute Urteilsfähigkeit. Dabei kommt es zu verschiedenen Fehlern: Vom "Überstrahlungseffekt" spricht man, wenn der Beurteiler von einem auffälligen Merkmal des Bewerbers auf ein Gesamtbild schließt, ein Merkmal überstrahlt alle anderen Wahrnehmungen. Vom "Aktualitätseffekt" spricht man, wenn die aktuelle Beobachtung den Gesamteindruck übermäßig prägt und bei der abschließenden Bewertung besonders hervorgehoben wird. Der "Sympathieeffekt" bedeutet, dass der sympathische Bewerber meist ganz unbewusst großzügig und positiv beurteilt wird, an weniger sympathische Personen werden dagegen höhere Erwartungen gestellt. Der "Kompetenz-Effekt" sagt, dass der Bewerber mit hoher Fachkompetenz auf einem Gebiet tendenziell aufgewertet wird, alle anderen Wahrnehmungen werden dann beschönigt.

Stellenanbieter mit sehr hohen Anforderungen an den Bewerber nehmen den Idealzustand als Maßstab und betrachten eine herausragende Bewerbung als den Normalfall. Bestimmte Merkmale, die der Stellenanbieter selbst für sehr wichtig hält, werden überbewertet. Andere Kriterien werden dagegen weniger genau wahrgenommen und fallen nicht ins Gewicht.

Wer unsicher ist, hat nicht den Mut zur Entscheidung, vertagt diese, bis der Bewerber schon eine andere Stelle gefunden hat.