Praxisbedarf gemeinsam bestellen und dabei Geld sparen – das klingt logisch und einfach. Aber wie soll man vorgehen, auf was ist zu achten? Tipps von einer Beraterin für Einkaufsmanagement.

Was ist eine Einkaufsgemeinschaft eigentlich?

Eine Einkaufsgemeinschaft ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen oder Unternehmen, die durch ein hohes Einkaufsvolumen einen besseren Preis für den Einzelnen erzielen möchten. Beispiele finden sich dabei in allen Branchen: ob es um Automobile geht oder um Möbel, ob die Kunden Großunternehmen sind, Gewerbetreibende oder eben Arztpraxen.

Kleinere Unternehmen haben grundsätzlich Schwierigkeiten, genauso günstig einzukaufen wie Großunternehmen. Schließen sich mehrere Kunden zu einer Einkaufskooperation zusammen, können sie bessere Einkaufspreise erreichen – denn je größer die abgenommene Menge, desto günstigere Preise lassen sich aushandeln.

Wie werden die Daten gesammelt?

Um einen Überblick zu erhalten, welche Produkte in welchen Mengen benötigt werden, müssen alle Praxen, die sich der Einkaufsgemeinschaft anschließen, eine Liste mit Produkten, Verbrauch, derzeitigem Preis und aktuellem Lieferanten erstellen oder erstellen lassen. Diese Liste sollte alle drei Monate aktualisiert werden, um immer auf dem neusten Stand zu sein.

Wie wird der Preis verhandelt?

Die Erzeugnisse marktführender Medizinproduktehersteller erfüllen hohe Standards, haben aber auch ihren Preis. Nur bei großen Abnahmemengen können Kosten reduziert werden. Durch das Erstellen einer Warenliste wird der Gesamtbedarf aller Praxen der Einkaufsgemeinschaft sichtbar. Mit Hilfe des höheren Einkaufsvolumens lässt sich ein besserer Preis für alle Partner der Einkaufsgemeinschaft erzielen. Darüber hinaus besteht durch den Verbund die Möglichkeit, bei Händlern zu kaufen, die kleinere Praxen gar nicht beliefern würden.

Wie kann bestellt werden?

Jede Praxis erhält eine Preis- und Lieferantenliste. In dieser Liste sind sämtliche Produkte mit dem aktuellen Preis und dem derzeitigen Lieferanten aufgelistet. Jede Praxis sollte eigenständig bestellen können; bis auf einen kurzen Vermerk auf dem Bestellformular wie zum Beispiel „laut Vereinbarung“ sollte nichts weiter zu beachten sein.

Trotz der bestehenden Liste muss es keine Begrenzung in der Produktwahl geben. Sollte Praxis X ein Produkt nicht bei dem günstigsten Lieferanten kaufen wollen, dann steht ihr das frei. In manchen Fällen gibt es auch bedeutend günstigere Alternativprodukte, aber keine Praxis sollte verpflichtet sein, diese zu kaufen. Denn eine starre Produktliste könnte zu Unstimmigkeiten unter den Partnerpraxen führen, und damit geriete das Projekt ins Trudeln. Auch wenn alle gerne zum niedrigsten Preis einkaufen wollen, so hat doch jede Praxis ihre eigenen Ansprüche. Je nach Behandlungsschwerpunkten, eventueller Spezialisierung und Patientenzahl differiert auch der Materialbedarf.

Welche Vorteile ergeben sich für die Praxen?

Sie erhalten niedrigere Einkaufspreise und die Liste der Lieferanten wird gestrafft. Praxen können bei Lieferanten bestellen, die sonst kleine Praxen überhaupt nicht beliefern oder eine Bestellung durch die anfallenden Lieferkosten und Mindermengenzuschläge unattraktiv machen. So können Arbeitsabläufe optimiert, Kosten gesenkt und die Qualität gesteigert werden.

Überlegen Sie schon des Längeren, eine größere Investition zu tätigen, zum Beispiel sich ein neues Ohrspülgerät anzuschaffen, weil gegenüber Ihrer Praxis ein Hörgeräteakustiker eröffnet hat? Im Verbund hätten Sie die Möglichkeit, sich mit einem oder mehreren Kollegen zusammenzuschließen.

Wie und wo finde ich die passenden Partnerpraxen?

Von Vorteil ist es, wenn Sie sich Praxen in Ihrer näheren Umgebung suchen. Gerade wenn am Anfang viele Fragen gemeinsam abgesprochen werden müssen, ist es ein Pluspunkt, wenn Sie nicht weit fahren müssen. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die Partner zumindest einer ähnlichen Fachrichtung angehören. So ist gewährleistet, dass sich Ihre Produktgruppen überschneiden. Bedenken Sie, dass erst eine große Abnahmemenge eines Produktes den Preis zu Ihren Gunsten reduziert.

Was tun, wenn ich zwar passende Partnerpraxen kenne, aber keine Zeit habe, das alles zu organisieren?

Holen Sie sich professionelle Hilfe. Durch die Unterstützung eines Experten sparen Sie wertvolle Zeit. Sie müssen dann nur noch Ihre Einkaufsunterlagen zusammenstellen und können innerhalb kürzester Zeit vom „Projekt Einkaufsgemeinschaft“ profitieren.