Die Gesetzeslage ist bei der Frage nach einem Anspruch auf ein Ausfallhonorar oder Schadenersatz nicht eindeutig. Verschiedene zivilgerichtliche Entscheidungen zeigen, dass es stets vom Einzelfall abhängt, ob die Zahlung als begründet angesehen wird. Denn eine Terminvereinbarung dient aus gerichtlicher Sicht zunächst einmal nur der reinen Praxisorganisation und stellt keine offizielle Behandlungsvereinbarung dar. Während ein Vertragsarzt die Behandlung eines gesetzlich versicherten Patienten nur in Ausnahmefällen ablehnen darf, hat der Patient jederzeit ein freies Kündigungsrecht. Diese Kündigung muss nicht schriftlich erfolgen, sondern kann sogar wirksam werden, indem der Patient einen vereinbarten Termin nicht wahrnimmt [1]. Somit hat der Arzt nicht per se Anspruch auf Schadenersatz, wenn ein Termin nicht wahrgenommen wird. Dennoch gibt es verschiedene Faktoren, die den Zuspruch für eine Ausfallvergütung deutlich begünstigen.

Voraussetzung: Schriftliche Vereinbarung

Erste Voraussetzung hierfür ist eine zuvor schriftlich festgehaltene Vereinbarung mit dem Patienten [2]. In dieser sollte der Patient darüber informiert werden, dass der Termin exklusiv für ihn freigehalten wird und bis wann eine Terminabsage möglich ist, ohne dass ein Ausfallhonorar fällig wird. Hierfür werden in den meisten Fällen – je nach Aufwand für die Vorbereitung des Termins – 24 oder 48 Stunden angesetzt. Mindestens zwei Gerichte haben jedoch eingewendet, dass solche Vereinbarungen angemessen und nicht zur einseitigen Benachteiligung des Patienten gestaltet werden dürfen: So soll die Möglichkeit eingeräumt werden, dass bei einem unverschuldeten Nichterscheinen – z. B. bei Krankheit – kein Ausfallhonorar anfällt [3, 4]. Die Vereinbarung muss von beiden Seiten unterzeichnet werden und darf nicht "im Kleingedruckten" versteckt werden. Sie kann beim ersten Patientenkontakt einmalig für alle folgenden Termine geschlossen werden. Zusätzlich können Sie den Patienten bei jeder neuen Terminvergabe schriftlich auf die Vereinbarung hinweisen. Eine solche Vereinbarung kann – insbesondere dann, wenn ein konkreter Betrag zu entnehmen ist – bei den Patienten bereits eine große Wirkung auf die Terminwahrnehmung haben.

Die Höhe des Ausfallhonorars sollte ebenfalls in der Vereinbarung festgehalten werden. Auch hierzu gibt es unterschiedliche Gerichtsentscheide: I. d. R. werden Schätzungen für einen Durchschnittspatienten durchgeführt, oder es wird ein abstraktes Ausfallhonorar nach dem durchschnittlichen Kostenfaktor der Praxis berechnet. Hier kamen nach Gerichtbeschluss Ausfallschäden von bis zu 100 Euro pro Behandlungsstunde zustande [2, 5–7]. Häufig werden jedoch auch Abzüge für Kosten vorgenommen, die eingespart wurden, weil die Behandlung eben nicht erfolgen konnte (z. B. Verbrauchsmaterialien).

Entstandener Schaden muss konkret belegt werden

Eine Analyse der gerichtlichen Entscheide zeigt jedoch, dass es für Hausarztpraxen vermutlich schwieriger sein wird, einen Vergütungsanspruch zu bewirken, als beispielsweise für eine psychotherapeutische oder zahnärztliche Praxis. Denn in den meisten Fällen, in denen zugunsten des Arztes entschieden wurde, also das Ausfallhonorar bewilligt wurde, musste es sich um reine Bestellpraxen handeln. Denn nur hier kann es zu einer tatsächlichen Leerzeit kommen, wenn ein Termin kurzfristig entfällt. Der Arzt muss vor Gericht so konkret wie möglich glaubhaft machen können, dass ihm durch den Terminausfall ein Schaden entstanden ist und die Zeit, in der der Termin stattgefunden hätte, nicht für andere Patienten oder Verwaltungsaufgaben genutzt werden konnte. Dies beinhaltet die sogenannte Schadenminderungspflicht, welcher der Arzt nachzukommen hat. Hat die Arztpraxis stets ein volles Wartezimmer, dürfte die Schadensargumentation schwierig werden.

So kann eine wirksame Vereinbarung aussehen:

Die nachstehende Formulierung für eine schriftliche Terminvereinbarung wurde vom Arbeitsgericht Nettetal bewilligt und wird im Hessischen Ärzteblatt als gerichtsfest empfohlen [2, 4]:

"Sie kommen zur Behandlung in eine Praxis, die nach dem Bestellsystem geführt wird. Dies bedeutet, dass die vereinbarte Zeit ausschließlich für Sie reserviert ist und Ihnen hierdurch in der Regel die anderorts vielfach üblichen Wartezeiten erspart bleiben. Dies bedeutet jedoch auch, dass Sie, wenn Sie vereinbarte Termine nicht einhalten können, diese spätestens 48 Stunden vorher absagen müssen, damit wir die für Sie vorgesehene Zeit noch anderweitig verplanen können. Diese Vereinbarung dient nicht nur der Vermeidung von Wartezeiten im organisatorischen Sinne, sondern begründet zugleich beiderseitige vertragliche Pflichten. So kann Ihnen, wenn Sie den Termin nicht rechtzeitig absagen, die vorgesehene Zeit und die Vergütung bzw. die ungenutzte Zeit gemäß § 615 BGB in Rechnung gestellt werden, es sei denn, an dem Versäumnis des Termins trifft Sie kein Verschulden. Es wird vereinbart, dass ansonsten Annahmeverzug dadurch eintritt, dass der vereinbarte Termin nicht fristgerecht abgesagt und eingehalten wird."