Machen Sie von vornherein deutlich, welche Therapieleistungen der Patient selbst zu tragen hat.

Viele Patienten gehen davon aus, dass sämtliche ärztlichen Behandlungen von der Krankenkasse getragen werden. Weisen Sie daher im Vorfeld einer Therapie, die separat vom Patienten zu tragen ist, darauf hin und klären Sie Ihren Patienten auch über die Höhe der entstehenden Kosten auf. Damit lassen sich Missverständnisse beim Bezahlen von Anfang an vermeiden.

Lassen Sie sich für den Fall eines Zahlungsausfalles von Ihrer Schweigepflicht entbinden.

Damit Sie nicht wider den hippokratischen Eid handeln, ist es wichtig, sich bereits im Vorfeld einer Behandlung für den Fall eines Zahlungsausfalles von der Verschwiegenheitspflicht gegenüber dem Inkassodienstleister entbinden zu lassen. Damit sind Sie rechtlich wie moralisch auf der sicheren Seite. Dienstleister für Forderungsmanagement bieten wasserdicht vorformulierte Entbindungserklärungen an.

Stellen Sie Ihre Rechnungen zeitnah nach der Behandlung.

Je näher die Rechnungslegung an der Behandlung ist, desto größer sind die Chancen auf Bezahlung. Achten Sie auf ein konkretes Rechnungsdatum, damit Sie bei Zahlungsausfällen auf der sicheren Seite sind. Dann funktioniert auch der Übergang zum Mahnwesen problemlos. Zudem erleichtern Sie auch Ihren Patienten die Zuordnung von Rechnung und Behandlung und beugen so Missverständnissen vor.

Legen Sie unmissverständliche Zahlungsfristen fest.

Ganz konkrete Formulierungen wie "Wir erwarten Ihren Zahlungseingang bis zum …" sichern Sie zusätzlich ab. Dann wissen Ihre Patienten auf den Tag genau, bis wann sie ihre Arztrechnung bezahlen müssen. Achten Sie aber darauf, auch Zeiten für Überweisungszeiträume zwischen verschiedenen Bankengruppen einzukalkulieren.

Überwachen Sie den Zahlungseingang konsequent.

Eine ordnungsgemäß geführte Buchhaltung ist ein wichtiger Baustein – nicht nur für ein erfolgreiches Praxismanagement insgesamt, sondern besonders für die Kontrolle fristgerechter Zahlungseingänge. Je schneller Zahlungsverzüge festgestellt werden, desto besser lässt sich mit einem internen oder externen Mahnwesen gegensteuern.

Nutzen Sie angemessen formulierte Mahnschreiben.

Mit dem Mahnschreiben steht oder fällt die Bezahlung einer offenen Rechnung. Hier kommt es darauf an, einerseits klar und deutlich zu formulieren, dass noch eine Forderung aus einer Behandlung offen ist, und andererseits nicht übers Ziel hinauszuschießen. Der Patient soll sich immer ernst genommen fühlen. Gelingt dieser Spagat, steht einer vertrauensvollen Arzt-Patienten-Beziehung nichts im Wege.

Suchen Sie den Dialog mit Ihrem zahlungssäumigen Patienten.

Aus dem professionellen Forderungsmanagement ist bekannt: Die allermeisten Schuldner sind zu einem offenen Dialog bereit. Bleiben Sie daher immer aufgeschlossen für ein klärendes Gespräch mit Ihrem zahlungssäumigen Patienten. Ein beiderseitiges Entgegenkommen ist einer langfristigen Vertrauensbeziehung zuträglicher als hartes Durchgreifen.

Seriöse Inkassodienstleister übernehmen solche Gespräche inzwischen gern und engagieren sich im sogenannten Mediativinkasso für die Realisierung einer offenen Forderung und den Erhalt von Patientenbeziehungen.

Arbeiten Sie mit einem professionellen Inkassodienstleister zusammen.

Die Zusammenarbeit mit einem professionellen Inkassodienstleister lohnt sich immer. Einerseits wird Ihr innerbetriebliches Mahnwesen entlastet und Ihre Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich auf die Patientenbetreuung und ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren. Andererseits sind die Mitarbeiter von Inkassodienstleistern speziell für den Umgang mit Schuldnern geschult. Mit dem rechten Maß an Empathie und Konsequenz lassen sich regelmäßig optimale Zahlungslösungen erarbeiten. Im Mediativinkasso wird zudem die Patientenbeziehung geschont.

Prüfen Sie, ob eine Automation Ihres Mahnwesens sinnvoll ist.

Maximale Effizienz im Mahnwesen lässt sich durch eine komplette Automation erzielen. Dann werden offene Forderungen für Behandlungen automatisch und nach individuellen Vorgaben an Ihren Dienstleistungspartner im Forderungsmanagement übergeben. Dieser agiert dann entsprechend den im Vorfeld festgelegten Parametern. Je nach Praxisgröße können beispielsweise ein automatischer Export von Schuldnerdaten oder die Schnittstellenanbindung an ein bestehendes ERP-System (Enter-

prise Resource Planning System) sinnvolle Überlegungen sein.