„Was soll mir das jetzt sagen?“

Praxisführung Autor: Sascha Bechmann

Klinische Entlassungsbriefe sind häufig unstrukturiert, fehlerhaft und für Hausärzte nur mit Mühe zu verstehen. Dies hat eine Studie zur Qualität von Arztbriefen ergeben, die an der Universität Düsseldorf durchgeführt wurde. Bei bis zu zehn Briefen pro Tag stellt die mangelnde Qualität ein relevantes Problem in der hausärztlichen Praxis dar – aus zeitlicher, aber vor allem auch therapeutischer Sicht. Wo liegen die größten Fehlerquellen, und welche Ansätze gibt es, die Qualität zu verbessern?

Ziel des mehrschichtigen Forschungsvorhabens ist es, die Kommunikation zwischen Ärzten evidenzbasiert zu optimieren. Parallel zur Befragung werden bis Ende 2019 Arztbriefe linguistisch analysiert, um Fehler und sprachliche Auffälligkeiten aufzudecken.

Die Ergebnisse der Befragung, die unter Mitwirkung diverser Hausärzteverbände bundesweit durchgeführt wurde, zeichnen nun erstmals ein klares Bild von der Qualität klinischer Arztbriefe. 2.000 Hausärzte wurden darin zu den häufigsten Problemen in Arztbriefen befragt. Von den Ärzten wurden Angaben zu ihren Erfahrungen, Meinungen und ihrem persönlichen Umgang mit klinischen Entlassungsbriefen erbeten. Die Studie offenbart, dass einheitliche Standards fehlen, mit denen Missverständnisse künftig vermieden werden können.

Klar und deutlich statt lang und unverständlich

Der klinische Entlassungsbrief soll in erster Linie eines gewährleisten: die verlustfreie und eindeutige Übermittlung therapierelevanter Informationen an den Hausarzt. Dass solche Dokumente keinen Spielraum für Interpretationen geben dürfen, liegt auf der Hand. Dennoch zeigen die Ergebnisse der Befragung, dass missverständliche und unvollständige Arztbriefe eher die Regel als die Ausnahme sind. 99 % der Befragten (n=197) gaben an, dass die Qualität der Arztbriefe verbesserungswürdig sei. Nur 3,6 % der Befragten waren in ihrer bisherigen beruflichen Laufbahn noch nicht mit missverständlichen Arztbriefen konfrontiert. 98,5 % der Hausärzte können die Schreiben ihrer Kollegen in manchen Fällen nicht auf Anhieb verstehen.

Arztbriefe sind häufig unstrukturiert, fehlerhaft und missverständlich

95,9 % der befragten Hausärzte waren in ihrer Berufslaufbahn schon mit missverständlichen Arztbriefen konfrontiert. Neben unverständlichen Abkürzungen bemängelten die Befragten ungefilterte Befundsammlungen, überflüssige Nebendiagnosen oder Floskeln. Auch das Fehlen einer einheitlichen Struktur wurde kritisiert, obwohl der Arztbrief neben der Informationsweitergabe als Aushängeschild der Klinik dient und damit Merkmal für Prozess- und Ergebnisqualität ist [1]. Die Studie zeigt auch: Es mangelt bislang an systematischen Untersuchungen sowohl zur Lese- als auch zur Schreibpraxis deutscher Ärzte. Und sie lässt erkennen, dass Aufwand und Nutzen bei Arztbriefen oft in keinem Verhältnis stehen.

Der Aufwand entspricht oft nicht dem Nutzen

Arztbriefe schreiben kostet Zeit. Dasselbe gilt für das Lesen dieser Dokumente. Eine Studie aus dem Jahr 2003 bezifferte den ärztlichen Dokumentationsaufwand in der Chirurgie auf durchschnittlich 161,9 Minuten pro Arzt und Arbeitstag. In der Inneren Medizin lag dieser Wert mit durchschnittlich 194,9 Minuten sogar noch höher [2]. Für den Rezeptionsaufwand auf hausärztlicher Seite lagen solche Zahlen bislang nicht vor.

Die Befragung ergab, dass Hausärzte nicht selten mehr als zehn klinische Entlassungsbriefe pro Tag lesen (24,4 %). Im Mittel sind es drei bis zehn Briefe, die täglich gelesen werden müssen. Das entspricht einer täglichen Lesedauer von bis zu 60 Minuten. Auf Seiten der Klinikärzte ist der Aufwand noch höher: Er liegt dort bei bis zu drei Stunden täglich. Der Aufwand führt auf beiden Seiten häufig nicht zu befriedigenden Ergebnissen. Stattdessen ergeben sich Streuverluste an der Schnittstelle zwischen Klinik und Hausarzt.

Zu viele unbekannte Abkürzungen

Missverständliche Formulierungen in Arztbriefen bringen die Allgemeinmediziner regelmäßig zur Verzweiflung. Vor allem fachinterne Ausdrücke und unbekannte oder doppeldeutige Abkürzungen bieten Spielraum für Interpretationen. Die Studie zeigt: Vor allem nicht erklärte Abkürzungen sind problematisch. 34 % der Befragten gaben an, dass unbekannte Abkürzungen häufig oder sehr häufig in Arztbriefen vorkommen. Nur 1,5 % der Hausärzte mussten sich noch nicht damit auseinandersetzen. Hier könnten Glossars und Abkürzungsverzeichnisse helfen, in denen die fachspezifischen Abkürzungen erklärt werden. Durch eine bundesweit einheitliche Liste gebräuchlicher Abkürzungen (deutsch und englisch) könnte vermieden werden, dass Abkürzungen mehrdeutig verwendet werden. Eine solche Liste würde dem Umstand Rechnung tragen, dass die medizinische Fachsprache exakt und eindeutig sein muss. Insbesondere eineindeutige Abkürzungen (= ein Begriff kann mit nur einer Abkürzung abgekürzt werden und jede Abkürzung kürzt auch nur einen Begriff ab) würden Klarheit schaffen. Bislang, so die befragten Hausärzte, ist dies noch nicht die Regel.

Fehlerhafte Arztbriefe können Folgen haben

Für Hausärzte, die für die Weiterbehandlung auf unmissverständliche und eindeutige Patienteninformationen angewiesen sind, ist dieser Zustand nicht nur ärgerlich, sondern er kann auch schwerwiegende Folgen für die Behandlung des Patienten nach sich ziehen. So waren 88 % der Befragten der Meinung, dass unverständliche oder fehlerhafte Arztbriefe zu Behandlungsfehlern führen können. Sowohl für den Klinikarzt als auch für den weiterbehandelnden Hausarzt können sich haftungsrechtliche Folgen ergeben.

Insgesamt deuten die Ergebnisse darauf hin, dass die Qualität der klinischen Entlassungsbriefe stark verbesserungswürdig ist. Entscheidend sind dabei strukturelle und inhaltliche Standards, die bislang fehlen. Weniger entscheidend für das Verständnis sind Textlänge und formale Kriterien. Insbesondere vage Formulierungen sowie lange und komplizierte Sätze wurden als zentrale Quellen für Verstehensprobleme genannt.

Zudem ergab die Befragung, dass viele Arztbriefe durch schlechten Sprachstil und Rechtschreib- bzw. Grammatikfehler auffallen. Auch Floskeln und Wiederholungen sowie logische Fehler und fehlende Informationen wurden häufig von den Hausärzten bemängelt.

Zu viele Informationen gehen verloren

Vor allem diejenigen Textteile sind für Hausärzte von Bedeutung, die konkrete Handlungsempfehlungen enthalten. 99 % der Hausärzte bewerten die Entlassungsmedikation als wichtig oder sehr wichtig für die Weiterbehandlung des Patienten. Jedoch weisen eben diese Textteile häufig hohe Fehlerquoten auf. Die größten Fehlerquellen sind laut den Befragten die Entlassungsmedikation (von 76,6 % der Hausärzte ausgewählt), die Therapieempfehlungen (von 74,1 % ausgewählt) und die Epikrise (von 64,5 % ausgewählt) (Abb. 1).

<content><paragraph/><paragraph>Ziel des mehrschichtigen Forschungsvorhabens ist es, die Kommunikation zwischen Ärzten evidenzbasiert zu optimieren. Parallel zur Befragung werden bis Ende 2019 Arztbriefe linguistisch analysiert, um Fehler und sprachliche Auffälligkeiten aufzudecken. </paragraph><paragraph>Die Ergebnisse der Befragung, die unter Mitwirkung diverser Hausärzteverbände bundesweit durchgeführt wurde, zeichnen nun erstmals ein klares Bild von der Qualität klinischer Arztbriefe. 2.000 Hausärzte wurden darin zu den häufigsten Problemen in Arztbriefen befragt. Von den Ärzten wurden Angaben zu ihren Erfahrungen, Meinungen und ihrem persönlichen Umgang mit klinischen Entlassungsbriefen erbeten. Die Studie offenbart, dass einheitliche Standards fehlen, mit denen Missverständnisse künftig vermieden werden können. </paragraph><subheadline1>Klar und deutlich statt lang und unverständlich</subheadline1><paragraph>Der klinische Entlassungsbrief soll in erster Linie eines gewährleisten: die verlustfreie und eindeutige Übermittlung therapierelevanter Informationen an den Hausarzt. Dass solche Dokumente keinen Spielraum für Interpretationen geben dürfen, liegt auf der Hand. Dennoch zeigen die Ergebnisse der Befragung, dass missverständliche und unvollständige Arztbriefe eher die Regel als die Ausnahme sind. 99 % der Befragten (n=197) gaben an, dass die Qualität der Arztbriefe verbesserungswürdig sei. Nur 3,6 % der Befragten waren in ihrer bisherigen beruflichen Laufbahn noch nicht mit missverständlichen Arztbriefen konfrontiert. 98,5 % der Hausärzte können die Schreiben ihrer Kollegen in manchen Fällen nicht auf Anhieb verstehen. </paragraph><subheadline1>Arztbriefe sind häufig unstrukturiert, fehlerhaft und missverständlich</subheadline1><paragraph>95,9 % der befragten Hausärzte waren in ihrer Berufslaufbahn schon mit missverständlichen Arztbriefen konfrontiert. Neben unverständlichen Abkürzungen bemängelten die Befragten ungefilterte Befundsammlungen, überflüssige Nebendiagnosen oder Floskeln. Auch das Fehlen einer einheitlichen Struktur wurde kritisiert, obwohl der Arztbrief neben der Informationsweitergabe als Aushängeschild der Klinik dient und damit Merkmal für Prozess- und Ergebnisqualität ist [1]. Die Studie zeigt auch: Es mangelt bislang an systematischen Untersuchungen sowohl zur Lese- als auch zur Schreibpraxis deutscher Ärzte. Und sie lässt erkennen, dass Aufwand und Nutzen bei Arztbriefen oft in keinem Verhältnis stehen. </paragraph><subheadline1>Der Aufwand entspricht oft nicht dem Nutzen</subheadline1><paragraph>Arztbriefe schreiben kostet Zeit. Dasselbe gilt für das Lesen dieser Dokumente. Eine Studie aus dem Jahr 2003 bezifferte den ärztlichen Dokumentationsaufwand in der Chirurgie auf durchschnittlich 161,9 Minuten pro Arzt und Arbeitstag. In der Inneren Medizin lag dieser Wert mit durchschnittlich 194,9 Minuten sogar noch höher [2]. Für den Rezeptionsaufwand auf hausärztlicher Seite lagen solche Zahlen bislang nicht vor. </paragraph><paragraph>Die Befragung ergab, dass Hausärzte nicht selten mehr als zehn klinische Entlassungsbriefe pro Tag lesen (24,4 %). Im Mittel sind es drei bis zehn Briefe, die täglich gelesen werden müssen. Das entspricht einer täglichen Lesedauer von bis zu 60 Minuten. Auf Seiten der Klinikärzte ist der Aufwand noch höher: Er liegt dort bei bis zu drei Stunden täglich. Der Aufwand führt auf beiden Seiten häufig nicht zu befriedigenden Ergebnissen. Stattdessen ergeben sich Streuverluste an der Schnittstelle zwischen Klinik und Hausarzt.</paragraph><subheadline1>Zu viele unbekannte Abkürzungen</subheadline1><paragraph>Missverständliche Formulierungen in Arztbriefen bringen die Allgemeinmediziner regelmäßig zur Verzweiflung. Vor allem fachinterne Ausdrücke und unbekannte oder doppeldeutige Abkürzungen bieten Spielraum für Interpretationen. Die Studie zeigt: Vor allem nicht erklärte Abkürzungen sind problematisch. 34 % der Befragten gaben an, dass unbekannte Abkürzungen häufig oder sehr häufig in Arztbriefen vorkommen. Nur 1,5 % der Hausärzte mussten sich noch nicht damit auseinandersetzen. Hier könnten Glossars und Abkürzungsverzeichnisse helfen, in denen die fachspezifischen Abkürzungen erklärt werden. Durch eine bundesweit einheitliche Liste gebräuchlicher Abkürzungen (deutsch und englisch) könnte vermieden werden, dass Abkürzungen mehrdeutig verwendet werden. Eine solche Liste würde dem Umstand Rechnung tragen, dass die medizinische Fachsprache exakt und eindeutig sein muss. Insbesondere eineindeutige Abkürzungen (= ein Begriff kann mit nur einer Abkürzung abgekürzt werden und jede Abkürzung kürzt auch nur einen Begriff ab) würden Klarheit schaffen. Bislang, so die befragten Hausärzte, ist dies noch nicht die Regel.</paragraph><subheadline1>Fehlerhafte Arztbriefe können Folgen haben</subheadline1><paragraph>Für Hausärzte, die für die Weiterbehandlung auf unmissverständliche und eindeutige Patienteninformationen angewiesen sind, ist dieser Zustand nicht nur ärgerlich, sondern er kann auch schwerwiegende Folgen für die Behandlung des Patienten nach sich ziehen. So waren 88 % der Befragten der Meinung, dass unverständliche oder fehlerhafte Arztbriefe zu Behandlungsfehlern führen können. Sowohl für den Klinikarzt als auch für den weiterbehandelnden Hausarzt können sich haftungsrechtliche Folgen ergeben.</paragraph><paragraph>Insgesamt deuten die Ergebnisse darauf hin, dass die Qualität der klinischen Entlassungsbriefe stark verbesserungswürdig ist. Entscheidend sind dabei strukturelle und inhaltliche Standards, die bislang fehlen. Weniger entscheidend für das Verständnis sind Textlänge und formale Kriterien. Insbesondere vage Formulierungen sowie lange und komplizierte Sätze wurden als zentrale Quellen für Verstehensprobleme genannt.</paragraph><paragraph>Zudem ergab die Befragung, dass viele Arztbriefe durch schlechten Sprachstil und Rechtschreib- bzw. Grammatikfehler auffallen. Auch Floskeln und Wiederholungen sowie logische Fehler und fehlende Informationen wurden häufig von den Hausärzten bemängelt.</paragraph><subheadline1>Zu viele Informationen gehen verloren</subheadline1><paragraph>

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Abb. 1: Antworten auf die Frage: "In welchem Textteil der Entlassungsbriefe gibt es die häufigsten Probleme?"<paragraph>Fast alle Befragten (99 %) geben an, schon einmal einen fehlerhaften Arztbrief erhalten zu haben. Ein Problem scheint dabei zu sein, dass die Informationen in den Briefen nicht zu den beigefügten Befunden passen.</paragraph><subheadline1>Jeder Brief ist anders</subheadline1><paragraph>Auch kritisierten die befragten Hausärzte, dass die Entlassungsbriefe häufig verschiedene Gliederungsstrukturen und Formate aufweisen, Informationen vergessen oder falsch gewichtet und wesentliche Therapieschritte nicht kommentiert werden. Zudem weisen die Briefe nicht selten inhaltliche und fachliche Fehler sowie Widersprüche auf und häufig werden zu viele irrelevante Informationen und Textbausteine ohne Interpretation aneinandergereiht. Von Seiten der Hausärzte ergibt sich daraus der Wunsch nach Standards für das Schreiben von Arztbriefen sowie nach der Konzeption praxisnaher Aus- und Fortbildungsmaßnahmen. Die Studie legt auch den Schluss nahe, dass die computergestützte Texterstellung fehleranfällig ist, wenn mit einfachen Textbausteinen gearbeitet wird. Hier wird die fehlende Passung an die individuelle Patientengeschichte kritisiert.</paragraph><subheadline1>Weitere Forschung ist sinnvoll</subheadline1><paragraph>Durch das Erlernen eines strukturierten Vorgehens beim Schreiben der Arztbriefe bereits im Medizinstudium könnten Fehlerquellen aufgrund von Zeitmangel vermieden werden. Dafür spricht auch der Status quo, da sich fast jeder befragte niedergelassene Arzt an mindestens einen Fall erinnern konnte, in dem die Informationen im Arztbrief nicht zu den beigefügten Befunden passten. Gerade ungeübte Assistenzärzte und Berufseinsteiger würden von einem Leitfaden zur einheitlichen Gestaltung von Arztbriefen profitieren. Systematische Analysen der Sprache in Arztbriefen können dabei helfen, solche Leitfäden zu entwickeln. Bislang liegen jedoch noch kaum Arbeiten vor, die ein klares Bild von den Problemen zeichnen. Die vorliegende Befragung ist ein erster Schritt zu einem besseren Verständnis. Sie ist Teil eines vom Strategischen Forschungsfonds der Heinrich-Heine-Universität unterstützten Forschungsprojekts zur Sprache in Arztbriefen (Leiter Dr. Bechmann), das im Jahr 2020 durch ein größeres interdisziplinäres Projekt an der Heinrich-Heine-Universität erweitert werden soll. Im Rahmen eines Anschlussprojektes könnte ein Standard entwickelt werden, der im Berufsalltag und im Studium eingesetzt werden kann.</paragraph><literature_head>Literatur:</literature_head><literature_body>1. Bohnenkamp B, "Der Arztbrief – viel mehr als nur lästige Pflicht". Deutsches Ärzteblatt 2016; 113 (47), 2–4</literature_body><paragraph/><literature_body>2. Blum K, Müller U, "Dokumentationsaufwand im ärztlichen Dienst der Krankenhäuser", Das Krankenhaus 2003; 95 (7): 544–548</literature_body>

<contact_head>Autor:</contact_head><elementbox>

Dr. Sascha Bechmann

</elementbox><contact_body>Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf, Institut für Germanistik</contact_body><contact_body>

sascha.bechmann@uni-duesseldorf.de

</contact_body><paragraph/><paragraph>Interessenkonflikte: Der Autor hat keine deklariert</paragraph><paragraph/><box>

<boxhead>Artikel zum Thema Bürokratie: </boxhead>

Die Last wächst und wächst

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Fast alle Befragten (99 %) geben an, schon einmal einen fehlerhaften Arztbrief erhalten zu haben. Ein Problem scheint dabei zu sein, dass die Informationen in den Briefen nicht zu den beigefügten Befunden passen.

Jeder Brief ist anders

Auch kritisierten die befragten Hausärzte, dass die Entlassungsbriefe häufig verschiedene Gliederungsstrukturen und Formate aufweisen, Informationen vergessen oder falsch gewichtet und wesentliche Therapieschritte nicht kommentiert werden. Zudem weisen die Briefe nicht selten inhaltliche und fachliche Fehler sowie Widersprüche auf und häufig werden zu viele irrelevante Informationen und Textbausteine ohne Interpretation aneinandergereiht. Von Seiten der Hausärzte ergibt sich daraus der Wunsch nach Standards für das Schreiben von Arztbriefen sowie nach der Konzeption praxisnaher Aus- und Fortbildungsmaßnahmen. Die Studie legt auch den Schluss nahe, dass die computergestützte Texterstellung fehleranfällig ist, wenn mit einfachen Textbausteinen gearbeitet wird. Hier wird die fehlende Passung an die individuelle Patientengeschichte kritisiert.

Weitere Forschung ist sinnvoll

Durch das Erlernen eines strukturierten Vorgehens beim Schreiben der Arztbriefe bereits im Medizinstudium könnten Fehlerquellen aufgrund von Zeitmangel vermieden werden. Dafür spricht auch der Status quo, da sich fast jeder befragte niedergelassene Arzt an mindestens einen Fall erinnern konnte, in dem die Informationen im Arztbrief nicht zu den beigefügten Befunden passten. Gerade ungeübte Assistenzärzte und Berufseinsteiger würden von einem Leitfaden zur einheitlichen Gestaltung von Arztbriefen profitieren. Systematische Analysen der Sprache in Arztbriefen können dabei helfen, solche Leitfäden zu entwickeln. Bislang liegen jedoch noch kaum Arbeiten vor, die ein klares Bild von den Problemen zeichnen. Die vorliegende Befragung ist ein erster Schritt zu einem besseren Verständnis. Sie ist Teil eines vom Strategischen Forschungsfonds der Heinrich-Heine-Universität unterstützten Forschungsprojekts zur Sprache in Arztbriefen (Leiter Dr. Bechmann), das im Jahr 2020 durch ein größeres interdisziplinäres Projekt an der Heinrich-Heine-Universität erweitert werden soll. Im Rahmen eines Anschlussprojektes könnte ein Standard entwickelt werden, der im Berufsalltag und im Studium eingesetzt werden kann.

Literatur:
1. Bohnenkamp B, "Der Arztbrief – viel mehr als nur lästige Pflicht". Deutsches Ärzteblatt 2016; 113 (47), 2–4

2. Blum K, Müller U, "Dokumentationsaufwand im ärztlichen Dienst der Krankenhäuser", Das Krankenhaus 2003; 95 (7): 544–548

Autor:

Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf, Institut für Germanistik
sascha.bechmann@uni-duesseldorf.de

Interessenkonflikte: Der Autor hat keine deklariert

Artikel zum Thema Bürokratie: