Der Digital Office Index bildet alle zwei Jahre den Stand der Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse in der deutschen Wirtschaft ab. Er zeigt, dass KI eine immer größere Rolle spielen wird. Im Kundenservice und Vertrieb nutzen oder planen bereits 27 % der Unternehmen den KI-Einsatz. Bei Buchhaltung, Finanzen und Controlling tut dies jedes Vierte. „In einigen Jahren wird KI aus den Büros nicht mehr wegzudenken sein. Sie wird Beschäftigte von Routinearbeiten entlasten – und damit auch den zunehmenden Fachkräftemangel abfedern“, so Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder. 

In 35 % der Unternehmen gibt es Chatbots zur automatischen Beantwortung von Anfragen, vor zwei Jahren war das erst bei 25 % der Fall. In einer weiteren Umfrage für Bitkom stimmten rund drei von vier Unternehmen der Aussage zu, dass KI die wichtigste Zukunftstechnologie ist. 

Mobiles, ortsunabhängiges Arbeiten ohne Papier

Die Digitalisierung soll helfen, Papier einzusparen. Nach eigenen Angaben arbeiten 15 % der Unternehmen inzwischen komplett papierlos, doppelt so viele wie vor zwei Jahren. 38 % brauchen nur noch für die Hälfte ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse Papier. Dementsprechend hat sich die Anzahl der Aktenschränke reduziert. „Papierlose Prozesse sparen nicht nur Ressourcen, sie sind auch Voraussetzung für gut funktionierendes mobiles, ortsunabhängiges Arbeiten“, sagte Dr. Rohleder. 

88 % der Unternehmen gaben in der Befragung an, Briefpost digital ersetzen zu wollen. Während 2022 noch knapp die Hälfte der Firmen häufig oder sehr häufig Briefe verschickte, sind es inzwischen nur noch 40 %. Auch Faxe werden deutlich weniger verschickt. „Jedes zehnte Unternehmen hat sich in den letzten beiden Jahren weitgehend vom Fax verabschiedet“, sagte Dr. Rohleder.

Als Standardgerät der digitalen Kommunikation hat sich das Smartphone etabliert. 90 % der Unternehmen nutzen es (sehr) häufig für die geschäftliche Kommunikation. Zuwächse verzeichnen zudem Messenger-Dienste, die von 61 % genutzt werden. Auch Textchats, z. B. über Kollaborationstools oder soziale Netzwerke, legen leicht zu.

Lediglich Videokonferenzen verzeichnen einen Abwärtstrend und sinken von 72 auf 65 %. „Nach dem Hoch der Online-Meetings während der Coronapandemie setzen einige Unternehmen wieder vermehrt auf persönliche Treffen im Büro. Grundsätzlich ist die Videokonferenz aber gekommen, um zu bleiben – sei es, um dem Wunsch nach Homeoffice zu entsprechen, als kostengünstige Alternative zu Dienstreisen oder als Upgrade von traditionellen Telefonkonferenzen“, so Dr. Rohleder.

Fachkräftemangel und Finanzierung bremsen

Er nannte zwei Faktoren, die den Fortschritt der Digitalisierung in den Büros ausbremsen: der zu hohe Investitionsbedarf und der Fachkräftemangel. „Hier ist die Politik gefordert durch Superabschreibungen auf Digitalinvestitionen und eine Modernisierung unseres Bildungssystems.“

Quelle: Pressekonferenz Bitkom