Zeit investieren, um langfristig Zeit zu sparen

Die Erfahrung der Praxisberaterin zeigt, dass sich der erste Aufwand für die Einrichtung des neuen Tools immer lohnt und bezahlt macht. Sie empfiehlt, dass sich das ganze Team z.B. einen Mittwochnachmittag gemeinsam mit der Einführung und den Funktionen beschäftigt. Das koste einmalig Zeit, die man aber nach Etablierung des Tools mehrfach zurückgewänne. Im Falle des Rezept-Anrufbeantworters liegt der Mehrwert darin, die Rezeptanfragen strukturiert, gebündelt und effizient zu bearbeiten. Viele MFAs richten sich feste Zeitfenster ein, in denen sie sich konzentriert und ungestört den Anfragen widmen. Das geht schneller und reduziert die Fehleranfälligkeit. Darüber hinaus sind die Anfragen via Anrufbeantworter häufig viel präziser, weil nicht zum "Quatschen" mit der MFA verleitet werden kann. Alle weiteren Arbeiten am Tresen können ebenfalls effizienter erledigt werden, weil sie nicht durch das ständige Klingeln des Telefons unterbrochen werden müssen. "Das Argument, das ich bei den Praxisteams immer anbringe, ist Folgendes: Ihr wünscht Euch Zeit. Wir können aus einer Stunde aber keine 70 Minuten machen, also müssen wir schauen, wo wir "Zeithelfer" für Euch finden."

Ein weiterer dieser "Zeithelfer", dessen Etablierung Iris Schluckebier empfehlen kann, ist der digitale Anamnesebogen. Ein solcher steht z.B. als App zur Verfügung und kann über einen QR-Code, der den Patient:innen bei der Anmeldung am Tresen ausgehändigt wird, auf dem Smartphone aufgerufen werden. Der Anamnesebogen wird von den Patient:innen im Wartezimmer ausgefüllt und wird dann automatisch an die Praxissoftware gesendet. Dort steht er dem Arzt im folgenden Patientengespräch am Computer zur Verfügung. Für Patient:innen ohne Smartphone oder solche, die eine entsprechende App nicht installieren möchten, kann die Praxis z.B. ein Tablet zur Verfügung stellen. Ein weiterer Nebeneffekt des digitalen Anamnesebogens: Die Anamnese wird ganz im Sinne der Anforderungen des Qualitätsmanagements dokumentiert.

Alle Möglichkeiten kennen und ausschöpfen

Während laut einer Umfrage des PKV-Instituts [2; QR-Code] 17 % der befragten Arztpraxen ein digitales Telefonassistenzsystem nutzen, ist der Zuspruch für ein weiteres digitales Tool schon etwas größer: Etwa ein Drittel (32 %) setzt bereits auf Terminbuchung via Online-Terminkalender. Doch auch dieser "Zeithelfer" stößt in einigen Praxen auf Ablehnung, obwohl – oder gerade weil – die Mitarbeitenden die Möglichkeiten, die er bietet, überhaupt nicht vollumfänglich kennen. Aber die Angst, die Kontrolle über die Terminvergabe zu verlieren, ist unbegründet, wenn man die Funktionen des Online-Terminkalenders kennt. So kann das Terminangebot an die Patient:innen z.B. nach Dringlichkeit und Dauer gefiltert werden, je nachdem, ob es sich beispielsweise um eine schnelle Impfung handelt oder um eine nicht dringende, aber zeitlich aufwendigere Vorsorgeuntersuchung. Für solche planbaren Termine werden dem Patienten dann auch nur entsprechende Zeitfenster angeboten, die ggf. erst in ein paar Wochen stattfinden können. Lange Diskussionen und die zeitfressende Suche am Telefon nach einem passenden Termin sind damit passé.

Vor allem Erstversorger profitieren

Bei der Entscheidung für ein neues digitales Tool ist bezüglich der Patientenzufriedenheit ein gesundes Abwägen angesagt. "Man kann selten 100 % der Patienten glücklich machen. Aber wenn der Hausarzt durch die Einführung z.B. eines Anrufbeantworters fünf Patienten verliert, dann war auch vorher schon etwas in der Beziehung im Argen."
Iris Schluckebier empfiehlt, dass sich insbesondere Hausarzt- und Kinderarztpraxen – die als Erstversorger einen hohen organisatorischen und zeitlichen Aufwand haben und ein großes Aufkommen an nicht planbaren Terminen bewältigen müssen – durch digitale "Zeithelfer" Unterstützung suchen.

Erschienen in: doctors|today, 2023; 3 (7) Seite 56-58
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