1. Öffnungszeiten

Informieren Sie Ihre Patientinnen und Patienten frühzeitig über geänderte Öffnungszeiten in der Weihnachtszeit. Dazu zählen auch Urlaubszeiten und Notdienstregelungen, wenn die Arztpraxis an den Feiertagen geschlossen ist. Neben Aushängen in der Praxis sind auch Hinweise auf der Webseite, in den sozialen Medien und direkt per E-Mail hilfreich.
Planen Sie hierbei schon für den Jahresanfang mit, um die Praxis auch im Januar bestmöglich auszulasten.

2. Dienstpläne und Urlaube

Fordern Sie Ihr Team auf, Urlaubsanfragen möglichst frühzeitig einzureichen (am besten schon im Herbst), damit Sie diese gemeinsam abstimmen können und jeder eine Chance auf freie Tage hat. Hier können auch flexible Arbeitszeiten sinnvoll sein (z.B. halbe Tage oder Schichtwechsel). 
Sollte es zeitlich doch zu eng werden, sind Aushilfskräfte von externen Dienstleistern denkbar. Oder auch die Zusammenarbeit mit anderen Praxen, um in dringenden Fällen gegenseitige Vertretungslösungen zu finden. 

3. Früh planen, aber flexibel bleiben

Trotz aller Vorausplanungen: Gestalten Sie Ihren Dienstplan flexibel, um auch kurzfristige Änderungen abfangen zu können. Mitarbeitende, die sich bereit erklärt haben, im Notfall einzuspringen (siehe unten), können Sie z. B. im Dienstplan als „auf Abruf“ oder „flexibel verfügbar“ eintragen. Tägliche Team-Updates über aktuelle Änderungen im Dienstplan sind besonders wichtig. 

4. Notfälle

Erkältungswelle plus Grippezeit – und dazu noch reduzierte Öffnungszeiten. Der Umgang mit Notfällen muss vor allem in der Vorweihnachtszeit besonders gut und strukturiert organisiert sein, um Chaos am Praxistresen zu vermeiden. Die Festlegung spezieller Notfallsprechzeiten ist hilfreich. 
Für akute Fälle sollten Sie immer eine bestimmte Anzahl an Terminen einplanen, besonders kurz vor den Feiertagen. Eine separate Notfallsprechstunde, z.B. vormittags oder am frühen Nachmittag, reduziert nicht nur Wartezeiten für Notfallpatientinnen und -patienten, damit lassen sich auch die regulären Termine besser organisieren.

5. Terminvergabe

Für Routineunter­suchungen und planbare Behandlungen wie Check-ups oder Impfungen planen Sie am besten feste Blöcke außerhalb der Stoßzeiten ein. Nutzen Sie bei der Terminvergabe auch digitale Optio­nen wie Online-Tools (z.B. Praxis-App, Videosprechstunde).
Bieten Sie zudem Ihren Patientinnen und Patienten schon jetzt Termine für das kommende Jahr an (Routinekontrollen, Impfungen), die ohnehin am Jahresbeginn erforderlich sind.  

6. Brandschutz

Vor allem in der Vorweihnachtszeit sollten Sie wachsam beim Brandschutz in Ihrer Praxis sein. Verwenden Sie bei Dekorationen nur feuerfeste Materialien und platzieren Sie jegliche Weihnachtsdeko weit genug weg von Heizungen, Elektrogeräten und Lampen. Tabu sind offene Flammen oder Kerzen. Stattdessen müssen LED-Kerzen und Lichterketten für glanzvolle Stunden sorgen.

7. Eigene Gesundheit

Gesund und fit bleiben. Das gilt nicht nur für Ihre Patientinnen und Patienten sowie Ihre Mitarbeitende, sondern auch für Sie selbst! Denken Sie deshalb auch in stressigen Phasen an regelmäßige kurze Pausen im Arbeitsablauf. Nutzen Sie z. B. die Mittagspause für einen Spaziergang oder Dehnübungen. Legen Sie sich zudem einen Vorrat an gesunden Snacks an wie Obst und Nüsse  und trinken Sie ausreichend Wasser bzw. ungesüßten Tee.

8. Weihnachtsfeier als Team-Event

Sie ist das Dankeschön an Ihr Team für das Engagement im gesamten Jahr: die Weihnachtsfeier. Ein Termin im Vorfeld der Feiertage ist immer besser, damit auch alle daran teilnehmen können. Probieren Sie hier doch mal etwas Neues aus: Ein Weihnachtsmarktbesuch mit Team-Challenge, z. B. ein privates Koch- oder Back-Event oder ein gemeinsames Abenteuererlebnis in einem Escape-Room.

9. Geschenke von Patientinnen und Patienten

Das Dankeschön für Frau und Herr Doktor kommt im Körbchen oder Glitzertütchen, eingewickelt in Papier, Glanzfolie oder auf dem Weihnachtsteller: Geschenke als Dankeschön für die zurückliegende Behandlung von Herr oder Frau Doktor. Doch wohin mit all den Pralinen und Plätzchen an der Anmeldung? Hier sollten Sie einen einheitlichen Umgang finden. Am besten sammeln Sie die Geschenke und verteilen diese an das Team.

Bedenken Sie auch immer die gesetzlichen Regelungen zur Geschenkannahme. Dies gilt ebenso für Ihr Team. Hilfreich sind (schriftliche) Praxis­anweisungen (Wertgrenze sowie Meldepflicht, ab welchen Beträgen Sie Ihre Zustimmung als Arbeitgeber verlangen).

Noch ein Hinweis zur Entsorgung von Geschenkpapier: Stellen Sie am besten einen beschrifteten Papierkorb im Empfangsbereich oder im Büro auf. Besser noch zwei Behälter – einen für recyclebares Geschenkpapier, einen für beschichtetes Papier, denn das gehört in den Restmüll.

Geschenke für Mitarbeitende:
Eine schöne Geste sind kleine Geschenke für das Team, um Ihre Wertschätzung für die geleistetet Arbeit in den zurückliegenden Monaten zu zeigen. Wellness-Päckchen (z.B. Tee, Duftkerzen, Badezusatz), personalisierte Gegenstände wie Notizbücher oder Tassen sowie Wertgutscheine kommen gut an. 

Geschenke für Familie und Freunde:
Zeitgeschenke und Gutscheine für gemeinsame Aktivitäten (eine Wanderung, ein Konzert, ein Theaterbesuch) gelten als besondere Aufmerksamkeiten für Menschen in Ihrem persönlichen Umfeld, die das ganze Jahr über an Ihrer Seite stehen und denen Sie mit einem solchen Gutschein bewusst Ihre Zeit schenken.

10. Blick ins nächste Jahr 

Starten Sie gleich im Januar 2025 mit einem kleinen Ereignis, um den Teamgeist zu stärken. Wie wäre es etwa mit einem Neujahrs-Brunch oder -Kaffee, einer Winterwanderung oder einem Winter-Wellness-Tag, an dem Sie gesunde Snacks an Ihre Mitarbeitenden ausgeben und diesen beispielsweise eine gemeinsame, 15-minütige Meditation anbieten. 

Hilfreich ist auch ein Neujahrs-Workshop, bei dem Sie mit Ihrem Team die Ziele und Visionen für 2025 definieren. Zur Motivation im gestarteten Jahr können die gesammelten Ideen in einem Vision-Board für alle sichtbar im Büro angebracht und im Laufe des Jahres in weiteren Meetings ausgewertet werden. 

Medical-Tribune-Beitrag