Praxis-Pkw Fehler im Fahrtenbuch werden teuer
Auch elektronische Fahrtenbücher müssen bestimmte Anforderungen erfüllen.
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Ein Fahrtenbuch dient dazu, alle beruflichen Fahrten lückenlos zu erfassen, um diese später gegenüber dem Finanzamt nachweisen zu können. Anstatt pauschal nur 0,30 Euro pro Kilometer als Aufwand anzusetzen, können so die echten höheren Kosten größtenteils geltend gemacht werden. Selbstständige nutzen gerne ein elektronisches Fahrtenbuch, weil das bequemer ist, als täglich in ein Büchlein zu schreiben. Ein Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 12. Januar 2024 (Az.: VI B 37/23) betont allerdings erneut, dass auch elektronische Fahrtenbücher bestimmte Anforderungen erfüllen müssen, um anerkannt zu werden.
So muss das Fahrtenbuch in einer „geschlossenen“ Form geführt werden, um nachträgliche Veränderungen auszuschließen oder transparent zu dokumentieren. Im Fall, mit dem sich der BFH beschäftigte, fehlte es z.B. an der Erkennbarkeit nachträglicher Veränderungen.
Doch selbst wenn man alles – also auch die Programmprotokolle – dem Sachbearbeiter bzw. Betriebsprüfer zur Verfügung stellt, so handelt es sich nach Ansicht des Finanzamtes dennoch nur um eine „Loseblatt-Ausgabe“, wenn die notwendige „buchförmige“ Gestalt fehlt. Häufige Fehler, die unbedingt vermieden werden sollten, da sie zur Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs führen, sind:
Fehlende Angaben
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss bestimmte Informationen enthalten, wie Ortsangaben, Namen von Kunden oder Geschäftspartnern oder den Anlass der Fahrt sowie den Kilometerstand.
Differenzen und Abweichungen
Unstimmigkeiten zwischen den aufgezeichneten Daten und den tatsächlichen Belegen können zu Problemen führen: Der Vergleich mit Werkstattrechnungen oder Tankstellenquittungen hakt, es gibt Differenzen bei handschriftlichen Fahrtenbüchern (Ankunftsort am vorhergehenden Tag/Abend passt nicht zum Abfahrtsort am nächsten Tag) oder der Typ des Fahrzeuges passt nicht zur angeführten Dienst-/Geschäftsreise (z.B. mit Pick-up zur Geschäftsbesprechung in eleganten Räumen).
Zeitnahe Führung
Es ist wichtig, das „buchmäßige“ Fahrtenbuch regelmäßig und zeitnah zu führen, um späteren Missverständnissen vorzubeugen.
Lesbarkeit
Unleserliche, handschriftliche Aufzeichnungen werden vom Finanzamt nicht akzeptiert.
Fehlende „Buchform“
Eine einfache Tabelle in Excel reicht nicht aus, da sie nachträglich veränderbar ist und somit den Anforderungen an ein geschlossenes Fahrtenbuch nicht genügt.
Fehlende oder fehlerhafte Fahrtenbücher können zu erheblichen finanziellen Nachteilen führen, nämlich zur vollen Versteuerung nach der 1-%-Methode: Pro Monat werden 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs gewinnerhöhend berücksichtigt – egal, was wirklich für das Transportmittel gezahlt wurde.
Man sollte also beim Führen des Fahrtenbuchs äußerste Sorgfalt walten lassen und die Anforderungen des Finanzamtes genau beachten. Nur so können berufliche Fahrten steuermindernd berücksichtigt werden und unliebsame Überraschungen vermieden werden.
Gastbeitrag
