Hybrid-Kongresse können mit einer ganzen Reihe von Vorteilen gegenüber reinen Präsenzveranstaltungen punkten. Sie erreichen zumindest potenziell ein größeres Publikum, weil neben den Teilnehmenden vor Ort auch Menschen online dabei sein können, die aus unterschiedlichsten Gründen nicht anreisen können oder wollen. Internationale Gäste, die sonst nicht dabei gewesen wären, können partiell für einzelne Sitzungen online zugeschaltet werden. Etliche Teilnehmende nutzen die Möglichkeit, zu kombinieren und einen Kongress-Tag live vor Ort, einen anderen zu Hause am Bildschirm zu verfolgen. Parallel stattfindende oder verpasste Sitzungen können später in der Mediathek noch einmal angeschaut werden. Online-Votings oder Umfragen während der Livestreams sind Tools, mit denen sich auch virtuell Teilnehmende aktiv beteiligen können. Und der ökologische Fußabdruck verkleinert sich, wenn nicht alle Teilnehmenden persönlich anreisen – immerhin ist Mobilität der mit Abstand gewichtigste Faktor für die CO2-Bilanz einer Veranstaltung.

Die Popularität des Hybrid-Formats spiegelt sich auch im Ergebnis einer Umfrage unter den Teilnehmenden des DDG Kongresses 2022: Nur 20 % können sich für rein virtuelle Kongresse erwärmen, lediglich gut 10 % möchten zu ausschließlichen Präsenzveranstaltungen zurückkehren. Die überwältigende Mehrheit (gut 65 %) wünscht sich auch künftig eine Fortsetzung des hybriden Konzepts. Insbesondere die Chat-Funktion während der live gestreamten Sitzungen sei beim Hybrid-Kongress der DDG 2022 sehr gut angenommen worden, berichtet Angelika Staude von der Kongressorganisation m:con, die sämtliche DDG-Tagungen organisiert. Die virtuell Teilnehmenden beteiligten sich rege und zeigten keine Scheu, Fragen zu stellen und zu diskutieren. „In diesem Ausmaß habe ich das bei anderen Kongressen noch nicht erlebt.“ Das Interesse am Livestream einzelner Sitzungen ist also groß. „Doch er macht die Veranstaltung aufwändiger und damit auch kostenintensiver“, erklärt die Projektleiterin.

Mehraufwand schon in der Vorbereitung 

Ein Teil dieses Mehraufwands fällt hinter den Kulissen bei der Vorbereitung des Kongresses an. Er umfasst Fleißarbeiten wie die unterschiedliche Formatierung der Ankündigungstexte, in denen Vortragsthemen und Referent*innen einzelner Sitzungen beschrieben werden – einmal für die reguläre Kongress-Homepage und einmal für die Streaming-Plattform. Aber auch Entscheidungen wie etwa die Beauftragung von Catering-Unternehmen oder die Saalplanung: Wie viele Getränke und Häppchen müssen für die Besucher*innen des Get-Togethers vor Ort geordert werden? Bei welchen Sitzungen ist mit besonders viel Andrang zu rechnen, sodass sie einen größeren Vortragssaal benötigen?

Für die Aufzeichnung aller Vorträge müssen in sämtlichen Vortragsräumen Kameras installiert werden, die von qualifizierten Techniker*innen bedient werden. Die live übertragenen Sitzungen erfordern außerdem einen sogenannten Operator, der die Streaming-Technik samt Qualität der Video- und Tonübertragung überwacht. Und online zugeschaltete Referent*innen benötigen eine kurze technische Einweisung in das System. „Es gibt zwar inzwischen nur noch wenige Leute, die gar nicht mit der Technik zurechtkommen“, meint Staude. Dennoch laufen unmittelbar vor Beginn der Übertragung bei der Kongressorganisation die Telefonleitungen heiß – vor allem, weil einzelne Teilnehmende Schwierigkeiten beim Log-in haben.