Die Erhöhung der Portokosten der Deutschen Post zum 1. Januar 2022 hat dazu geführt, dass auch die Bewertungen der Kos­tenpauschalen im EBM (V 40.4) jeweils von 0,81 Euro auf 0,86 Euro rückwirkend zum 1. Januar 2022 angehoben wurden. Betroffen sind die folgenden GOP:

• 40110 Kostenpauschale für Versendung bzw. Transport eines Briefes und/oder von schriftlichen Unterlagen
• 40128 Kostenpauschale für Versendung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an den Patienten bei Patientenkontakt im Rahmen einer Videosprechstunde
• 40129 Kostenpauschale für Versendung einer Bescheinigung gemäß Muster 21 an den Patienten bzw. die Bezugsperson bei Patientenkontakt im Rahmen einer Videosprechstunde
• 40130 Kostenpauschale für Versendung einer papiergebundenen AU-Bescheinigung an die Kasse, wenn nach Ausstellung festgestellt wird, dass Datenübermittlung an Krankenkasse nicht möglich
• 40131 Kostenpauschale für Versendung einer papiergebundenen AU-Bescheinigung an Patienten im Zusammenhang mit Durchführung einer Besuchsleistung

Außerdem wurden die seit dem 1. Oktober 2021 gültigen fachgruppenspezifischen Höchstwerte, bis zu denen die Portokosten überhaupt erstattet werden, angepasst. Bei Hausärzten und Pädiatern beträgt der Wert nunmehr 41,28 Euro (vorher 38,88 Euro). Ab 1. Oktober 2022 reduziert sich dieser Höchstwert erneut auf 28,38 Euro und ab 1. Oktober 2023 auf 6,02 Euro im hausärztlichen Bereich.

Die Kosten für den postalischen Versand einer Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung nach telefonischer Konsultation bei Erkrankungen der oberen Atemwege mit leichter Symptomatik können weiterhin mit der Pseudonummer 88112 mit 90 Cent berechnet werden und fallen nicht unter diese Höchstwertbegrenzung. Die Regelung wurde aktuell im Rahmen der Pandemie bis zum 30. Juni 2022 verlängert. Auch die Nr. 40106 (Kostenpauschale für Versandmaterial sowie für die Versendung bzw. den Transport von Langzeit-EKG-Datenträgern, 1,50 Euro) fällt nicht unter den Höchstwert.

Hintergrund der Höchstwertregelung ist der Versuch der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV), im Rahmen der Telematik den Versand von Unterlagen auf den elektronischen Bereich umzulenken. Spätestens ab dem 1. Oktober 2023, wenn es für den gesamten postalischen Versand von Unterlagen nur noch 6,02 Euro gibt, müsste man diese Umstellung realisiert haben. Aber auch in diesem Jahr muss man rechnen.

Übers Fax entstehen fast keine externen Kosten

Eine Möglichkeit, Verluste zu vermeiden, ist der Versand von Unterlagen via Faxgerät. Hier gibt es seit dem 1. Oktober 2021 zwar nur noch eine Pauschale von 0,05 Euro (nach zuvor 0,10 Euro). Es fallen aber eigentlich, wie beim Postversand, keine nennenswerten externen Kosten an. Die entsprechende Pauschale nach Nr. 40111 fällt zwar auch unter den aktuellen Höchstwert von 41,28 Euro, belastet ihn aber nicht so sehr wie die Portokosten von 0,86 Euro.

Da die Legende der Nr. 40110 nicht nur auf „Versendung, sondern auch den Transport eines Briefes und/oder von schriftlichen Unterlagen“ abhebt, käme die Berechnung auch dann in Betracht, wenn die entsprechenden Unterlagen durch Boten oder Praxispersonal transportiert wurden. Das schützt zwar nicht vor der Höchstgrenze, wäre aber eine Problemlösung, falls der Höchstwert überschritten wird. Denn dann entstehen zumindest keine Kosten für Briefmarken.

Und wie funktioniert das mit dem eBrief? Praxen können elektronische Arztbriefe (eArztbriefe) eigentlich schon seit längerer Zeit direkt aus dem Praxisverwaltungssystem (PVS) heraus versenden und empfangen, wenn sie die Möglichkeit haben, mit einem elektronischen Heilberufsausweis eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) zu erstellen. Seit dem 1. Juli 2020 ist dies allerdings an besondere Sicherheitsanforderungen gebunden. Das PVS muss an die TI angeschlossen und der Konnektor ein Update auf die eHealth-Funktion mit den Fachanwendungen Notfalldatenmanagement, elektronischer Medikationsplan und qualifizierte elektronische Signatur erhalten haben. Die Übermittlung muss über den Kommunikationsdienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) erfolgen.

Auch seit dem 1. Juli 2020 wird der Versand von Briefen oder sons­tigen medizinischen Unterlagen über die Nr. 86900 mit 0,28 Euro vergütet. Hinzu kommt bis zum 30. Juni 2023 eine Förderung nach Nr. 01660 in Höhe von aktuell 0,11 Euro. Der elektronische Empfang kann nach Nr. 86901 mit 0,27 Euro berechnet werden. Auch hier gibt es allerdings einen Höchstwert von 23,40.

Aktuell besteht noch kein Grund zum Aktionismus

Die Kosten für das Update werden über entsprechende Pauschalen von den Kassen übernommen, für die Einrichtung des KIM-Dienstes gibt es zusätzlich eine einmalige Pauschale von 100 Euro und die laufenden Kosten sind mit einer KIM-Betriebskostenpauschale je Vertragsarztpraxis quartalsweise mit 23,40 Euro abgedeckt.

Es gibt angesichts dieser Gemengelage zunächst keinen Grund für Aktionismus. Man sollte aber den Regelungsbedarf erkennen und konsequent umsetzen. Dazu gehört:

• Da Hausärzte selten Arztbriefe verschicken, sollten die Pauschalen von 41,28 Euro und selbst 28,38 Euro bis zum 30. September 2023 reichen. Ab dem 1. Oktober 2023 wird es mit den 6,02 Euro aber eng. Dieser Betrag reicht nur für etwa sieben bis acht Standardbriefe. Bis dahin sollten die elektronischen Übermittlungswege aber funktionieren und der Umstieg auf den elektronischen Versand und Empfang gelingen. Das Equipment kann man sich allerdings schon vorher anschaffen: Die Kos­ten werden auch übernommen, wenn man zunächst keine Unterlagen elektronisch verschickt.
• Beim Versand von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sollte man streng darauf achten, dass man die dafür vorgesehenen Pauschalen 40128 bis 40131 EBM bzw. die Pseudonummer 88112 verwendet, da diese nicht auf den postalischen Höchstwert angerechnet werden.
• Bei Anfragen von Kassen ist es ratsam, „penibel“ zu sein. Werden von dort oder vom Medizinischen Dienst Befunde angefordert, ohne dass ein Freiumschlag beiliegt, empfiehlt es sich, die angeforderten Unterlagen zu faxen, da dies weniger „Substanz“ verbraucht. Außerdem spart man die Kopierkosten, die beim Postversand anfallen und die mittlerweile nicht mehr nach Nr. 40144 berechnet werden können.
• Manchmal sollte man die Kassen aber auch „erziehen“ und angeforderte Unterlagen ohne frankierten Rückumschlag mit dem Vermerk „Porto zahlt Empfänger“ verschicken – insbesondere, wenn der Versand an die Kassen Portokosten beansprucht, die über die Pauschale von 0,86 Euro hinausgehen.

Medical-Tribune-Bericht