Ausfallsicher, günstig, praktisch: Hardware in der Arztpraxis
Doppelte Patientenakten in Arztpraxen sind keine Seltenheit. Die Gründe: Angst vor Computerausfällen und/oder traditionelle Wartezimmerlistung.
Statt die IT-Sicherheit hochzufahren und in der Praxisorganisation die Möglichkeiten, die in guter IT liegen, zu nutzen, zahlt man dann aber einen hohen Preis: Bei 1200 Scheinen und 3,5 Patientenkontakten entstehen 4200 Karteibewegungen – mal 20 Sekunden heraussuchen und 20 Sekunden einsortieren (das wäre eine schnelle MFA!) macht 47 Arbeitsstunden im Quartal – nicht schlecht. Dabei ist die doppelte Buchführung noch nicht berücksichtigt.
Und jetzt die Gegenrechnung: Wie muss ein Hardware-System aussehen, das Ausfallsicherheit gewährleistet, die Abläufe unterstützt und die Betriebskosten in Zaum hält?
Die Betriebskosten werden bestimmt von Ladezeiten, Energiekosten und Ausfallsicherheit – Letzteres meint die Wahrscheinlichkeit von Hardwaredefekten, da diese Ausfallzeiten verursachen und den Aufwand der Schadensbehebung erfordern. Sie können sich hierzu eine Exceltabelle als Kalkulationstool anlegen, in der Sie Ihre Daten eintragen und dann schauen, wie sich veränderte Parameter auf die Betriebskosten auswirken.
Welche Arbeitshilfen halten Sicherheit hoch und Betriebskosten niedrig?
- Die technische Dokumentation, die Dokumentation der Wartung, die Dokumentation für die Wiederherstellung der Daten.
- Arbeitsanweisungen für das Team:
Welche Wartungsaufgaben übernimmt das Team?
Wie wird bei Störfällen der Praxisablauf gesichert?
Was wird zur Behebung der Störung unternommen?
- Absicherung der Daten zur Erhöhung der Ausfallsicherheit
Was die Ausfallzeiten betrifft, ist in erster Linie die Absicherung der Daten über weitere Festplatten interessant. Häufig wird hier aber an der falschen Stelle gespart. Zwei Festplatten gleichen Alters, die aus der gleichen Charge stammen und durch eine kontinuierliche Datenspiegelung gleichermaßen belastet werden, können auch zum gleichen Zeitpunkt ausfallen. Sicherer ist dagegen eine redundante Datenverfügbarkeit über eine RAID-5-Lösung (RAID = Redundant Array of Independent Disks) mit mindestens drei Festplatten, von denen jede jeweils einen Teil der Daten trägt. Fällt eine dieser Platten aus, können die fehlenden Daten errechnet werden – hört sich komisch an, ist aber so. Weiterer Vorteil: Bei Ausfällen muss noch nicht mal der Server abgestellt werden. Die Kosten für dieses Mehr an Sicherheit liegen bei einem durchschnittlichen Praxisserver bei 300 bis 400 Euro (einmalig). Wichtig zu wissen: RAID gewährleistet Ausfallsicherheit, ersetzt aber nicht die Datensicherung. Denn das System spiegelt die Daten, es speichert sie nicht. Wird eine Datei gelöscht oder kam es zu Virusbefall, fehlen die entsprechenden Daten auch in der gespiegelten Version! - Datensicherung auf externem Medium als Sicherheitskopie
Die Datensicherung auf einem externen Medium muss also zusätzlich gewährleistet sein – sie ist der allerletzte Hebel, auf den der Administrator im echten Notfall zurückgreifen kann. Praxisberater Jörg Hassenpflug empfiehlt dringend, einmal im halben Jahr eine Test-Datenwiederherstellung durchführen zu lassen – denn mehr als einmal hat eine Praxis jeden Abend die Datensicherung durchgeführt, um dann festzustellen, dass die Daten der letzten Monate trotzdem nicht wiederherzustellen waren – was zum Beispiel an einem defekten Band oder einer ausgefallenen Sicherungssoftware gelegen hatte. - Langzeit-Archivierung zu Dokumentationszwecken
Nicht nur, aber auch ein haftungsrechtliches Interesse spricht für eine systematische Langzeit-Archivierung. In strittigen Fällen kann es nötig sein, dass ein quartalsweiser Nachweis erbracht werden muss. Dazu muss erstens die Sicherung langfristig lesbar sein. Deswegen müssen die Sicherungsmedien regelmäßig ausgetauscht werden oder Medien mit langer Lebenszeit eingesetzt werden: Eine Festplatte hat eine Lebenszeit von 3 bis 5 Jahren, ein Magnetband dagegen von 10 bis 30 Jahren. Waren Bänder früher unbeliebt, da das Schreiben langsam vonstattenging und jeder Hersteller ein anderes System einsetzte, so sind LTO-Bänder heute problemlos zu empfehlen: Sie sind schnell, abwärtskompatibel und es gibt über 30 kooperierende Hersteller. Um nachweisen zu können, dass bestimmte Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt bereits dokumentiert waren, ist es zweitens erforderlich, die Unveränderlichkeit der Daten zu gewährleisten. Wer die Kosten für nicht überschreibbare Bänder unverhältnismäßig empfindet, sollte die Bänder in einem datierten und unterschriebenen Briefumschlag an einem sicheren Ort wegschließen. Ein übliches Vorgehen: Die Tagesarchivierung wird wöchentlich, die Monatsarchivierung jährlich überschrieben und die Jahresarchivierung wird verwahrt.
Was muss Ihnen ein guter IT-Dienstleister garantieren?
- Protokollierung der Arbeit,Dokumentation des Netzwerkes mit Zugängen.
- Schutz der Daten vor Zugriffen, Schutz der Wartungszugänge vor Dritten und ehemaligen Mitarbeitern.
- Regelmäßige Installation von Updates und Empfehlung neuer Windows-Versionen.