Die Pflicht, B2B-Rechnungen maschinell lesbar auszustellen und per E-Mail zu versenden oder über ein Portal zum Download anzubieten, ereilt alle Unternehmen erst 2028, diejenigen mit einem Gesamtvorjahresumsatz von über 800.000 Euro jedoch schon 2027. Bis dahin ist der Versand von Rechnungen auf Papier oder im PDF-Format umsatzsteuerrechtlich zulässig, berichtet das Magazin „meditaxa“ von heilberuflich spezialisierten Steuer- und Wirtschaftsberater:innen. Wird gegen die Pflicht verstoßen, liegt eine Ordnungswidrigkeit vor. Außerdem erhält der Leistungsempfänger keinen Vorsteuerabzug.

E-Liquidation für privat Versicherte und Selbstzahler

Zudem sieht das Digitalgesetz die Einführung von E-Rechnungen für Selbstzahler und Privatversicherte vor. Arzt- und Zahnarztpraxen sowie Apotheken und deren Abrechnungszentren können dann alle Leistungen, die nicht GKV-Leistungen sind, elektronisch abrechnen. Die Gematik soll die dafür nötigen Dienste und Komponenten in der Telematikinfrastruktur bis 2025 zur Verfügung stellen (§ 359a SGB V). Die fachliche Spezifikation, sei „vorabveröffentlicht“, die technische folge voraussichtlich im ersten Quartal 2025, teilt die Gematik mit. „Ein neuer Starttermin befindet sich in Abstimmung.“ Die Nutzung der E-Rechnung ist für die Versicherten freiwillig und zustimmungspflichtig. Willigen sie nicht ein, müssen die Praxen weiterhin Papier verschicken.

„Als E-Rechnung gelten grundsätzlich nur Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen“, informiert das Beraterportal ecovis.com. Gängige Formate seien hierzulande ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und die sog. X-Rechnung. Dabei werden XML-Dateien genutzt. In Abgrenzung dazu definiert das Umsatzsteuergesetz als „sonstige Rechnungen“ Forderungen auf Papier oder im PDF-Format. 

Was sollte eine Praxisleitung jetzt tun? Die Steuerberater:innen empfehlen sich selbst zur Konsultation. Zum einen raten sie zur Bestandsaufnahme der Prozesse bei der Rechnungsverarbeitung. Sinnvoll sei ggf. das Einrichten, Verbreiten und Verwenden einer Rechnungsempfangs-E-Mail-Adresse, z. B. „rechnung@[praxisname].de“, um den Überblick zu behalten und die Verarbeitung bzw. Archivierung zu vereinfachen. Es gibt bereits mehrere Softwareangebote, die das Erstellen von E-Rechnungen unterstützen. 

Der Datensatz einer empfangenen E-Rechnung muss in seinem ursprünglichen Format unveränderbar und revisionssicher archiviert werden. Was die „Lesbarkeit“ betrifft, erhält der XML-Datenteil als maßgebendes Originaldokument den Vorrang gegenüber dem Sichtbeleg. 

Wird eine E-Rechnung per E-Mail verschickt, gilt die E-Mail selbst – wie ein Briefumschlag – lediglich als Transportmittel. Sie „ist nur dann zu archivieren, wenn sie zusätzlich buchhalterische Informationen beinhaltet“, erklärt „meditaxa“.

Medical-Tribune-Bericht