Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Urlaub erlischt nur dann zu einem bestimmten Termin, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter zuvor über seinen konkreten Urlaubsanspruch und auch die Verfallsfristen informiert hat und der Mitarbeiter den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat. So urteilte das Bundesarbeitsgericht im Februar 2019 und setzte damit ein Urteil des EuGH um.

Was heißt das aber für Sie als Arbeitgeber? Eigentlich sieht das Bundesurlaubsgesetz (§ 7 Abs. 3 Satz 1) vor, dass Urlaub, der bis zum Jahresende nicht gewährt und genommen wird, verfällt. Nach bisheriger Rechtsprechung galt das theoretisch sogar dann, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber rechtzeitig, aber erfolglos dazu aufgefordert hatte, ihm Urlaub zu geben. In der Praxis hatte das jedoch wenig Auswirkungen, da der Arbeitnehmer dann Schadensersatz vom Arbeitgeber verlangen konnte, und zwar entweder in Form von Ersatzurlaub oder – speziell nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses – in Form einer Abgeltung.

Neu ist jetzt, dass dem Arbeitgeber die sogenannte Initiativlast für die Verwirklichung des Urlaubsanspruchs obliegt. Das heißt, der Arbeitgeber muss konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn – erforderlichenfalls förmlich – auffordert, dies zu tun. Der Arbeitgeber muss also seinem Mitarbeiter klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub am Ende des Jahres oder eines Übertragungszeitraums (31. März) verfallen wird, wenn der Arbeitnehmer ihn nicht nimmt.

In welcher Form muss der Hinweis erfolgen?

Der Verfall von Urlaub kann daher nur eintreten, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und ihn explizit darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub anderenfalls mit Ablauf des Jahres oder Übertragungszeitraums erlischt. Dabei ist allerdings noch nicht ganz klar, ob dafür ein allgemeiner Hinweis beispielsweise auf der Gehaltsabrechnung ausreicht. Um sicher zu gehen, allen Pflichten als Arbeitgeber nachgekommen zu sein, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, die Mitarbeiter auf ihren Resturlaub hinzuweisen. Je besser Sie diesen Hinweis nachweisen können, desto eindeutiger stellt sich die Situation im Streitfall dar.

Bei Minijobbern kann es dann noch zu speziellen Problemen kommen: Sollte es der Arbeitgeber hier versäumen, den Arbeitnehmer auf einen drohenden Verfall des Urlaubs hinzuweisen, kann es unter Umständen passieren, dass die Urlaubstage ausgezahlt werden müssen. Das birgt allerdings die Gefahr, dass darüber die 450-Euro-Grenze überschritten wird – und das kann schlimmstenfalls zu unerwarteten Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträgen führen.

Und wenn Mitarbeiter ihren Urlaub nicht nehmen und stattdessen ausbezahlt bekommen wollen? Darauf müssen Sie sich nicht einlassen. Das Bundesurlaubsgesetz sieht die Auszahlung nur dann vor, wenn ein Arbeitsverhältnis endet und die restlichen Urlaubstage deswegen vom Mitarbeiter nicht mehr genommen werden können.

Quelle: Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. Februar 2019 - 9 AZR 541/15 / Pressemitteilung Bundesarbeitsgericht

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